eESA: Es geht auch ohne Unterschrift

Am 30. Juni ist Abga­be­ter­min für den Jahres­be­richt. Nutzen viele Stif­tun­gen die gesamte Frist?

Bei rund 99 Prozent der Stif­tun­gen unter Aufsicht der ESA endet das Geschäfts­jahr am 31. Dezem­ber. Diese müssen bis am 30. Juni den Jahres­be­richt an uns einrei­chen. Bis zu 900 Berichte haben wir zwar bereits erhal­ten. Der Haupt­harst kommt aber etwa zehn Tage vor und nach dem Termin – und einige verpas­sen die Frist noch viel deutlicher.

Sind Jahres­be­richte nicht Routineaufgaben?

Eigent­lich ist es in der Tat Routine. Deswe­gen antwor­ten wir im Normal­fall auch, wenn jemand drei Monate im Voraus wegen einer Frist­er­stre­ckung anfragt, dass drei Monate reichen müssen. Natür­lich gibt es spezi­elle Vorkomm­nisse, die eine Sitzung verun­mög­li­chen, dazu gehört beispiels­weise auch eine Revi­si­ons­stelle, die noch nicht so weit ist.

Sind Jahres­be­richte auch für die ESA Routi­ne­auf­ga­ben? Gibt es Spezi­al­fälle, etwa wegen Covid?

Die Auswir­kun­gen von Covid sehen wir höchs­ten noch bei den Tätig­kei­ten, wenn sich diese verän­dert haben. Beispiels­weise kann eine Verla­ge­rung in Covid-Unter­stüt­zung statt­ge­fun­den haben oder die digi­tale Umstel­lung hat ein grös­se­res Gewicht erhal­ten. In unse­rer tägli­chen Arbeit ist Covid aber keine grosse Heraus­for­de­rung mehr.

Der Haupt­harst kommt aber etwa zehn Tage vor und nach dem Termin.

Nils Güggi, Leiter ESA

Wie lange hat die ESA, um einen Jahres­be­richt zu prüfen?

Dies hängt von der Grösse der Stif­tung ab. Das heisst, entschei­dend ist, wie breit die Stif­tung mit ihren Tätig­kei­ten aufge­stellt und wie komplex die Bilanz ist. Probleme können so schwie­ri­ger gefun­den werden. Der Aufwand mit allen admi­nis­tra­ti­ven Vorar­bei­ten, Sich­tung, Prüfung durch die Juris­ten und die ganze Korre­spon­denz rund­herum liegt meist zwischen zwei und sieben Stunden.

Wie sieht es mit Spezi­al­fäl­len aus?

Anspruchs­voll wird es vor allem, wenn eine Stif­tung Vorbe­mer­kun­gen im Vorjahr hatte, wenn etwas bean­stan­det wurde und wenn es Fragen gab, dann kann dies weitere Mass­nah­men auslö­sen. Zusätz­li­cher Aufwand kann die Folge sein. Gene­rell sind Jahres­be­richte aber Daily Busi­ness. Aller­dings sind sie für uns immer auch eine gute Gele­gen­heit, Stif­tun­gen genauer anzu­schauen. Und auch für die Stif­tun­gen selbst ist es ein guter Zeitpunkt.

Weshalb?

Sie können ihre Tätig­kei­ten genauer anschauen. Viel­leicht stellt eine Stif­tung fest, dass sie gar nicht mehr sonder­lich aktiv ist und über­legt sich, wie sie sich auflö­sen kann, sie merkt, dass sie ihr Regle­ment anpas­sen sollte oder dass der Stif­tungs­zweck zu restrik­tiv formu­liert ist und dass sie heute gar nicht mehr sinn­voll arbei­ten kann. Dann ist der Moment des Jahres­be­richts der passende, um dies mit der Stif­tungs­auf­sicht anzu­spre­chen. Deswe­gen erhal­ten wir viele Fragen rund um den 30. Juni. Dass dies statt­fin­det, ist gut. Wir sind einfach dank­bar für etwas Geduld, weil sich diese Anfra­gen jetzt häufen.

Was kann ein Stif­tungs­rat unter­neh­men, wenn das Gremium jetzt reali­siert, dass es zeit­lich nicht reicht?

Wir sind sehr libe­ral, auch seit Corona. Sitzun­gen können digi­tal oder im Zirku­lar­ver­fah­ren durch­ge­führt werden. Wenn die Statu­ten einer Stif­tung keine lange Vorlauf­frist für Sitzun­gen vorge­ben kann theo­re­tisch morgen eine Sitzung des Stif­tungs­rats online durch­ge­führt werden. Funk­tio­niert es dennoch nicht, kann eine Frist­ver­län­ge­rung verlangt werden. Im Normal­fall geben wir 1,5 Monate. In dieser Zeit sollte die notwen­dige Sitzung möglich sein. Wir sind übri­gens auch bezüg­lich Unter­schrif­ten weni­ger streng als früher.

Das heisst?

Früher war die ESA sehr streng. Alle Stif­tungs­räte und ‑rätin­nen muss­ten Proto­koll und Rech­nung unter­schrei­ben. Heute reicht es in der Praxis, wenn der Proto­koll­füh­rer oder die Proto­koll­füh­re­rin dieses unter­zeich­net und er bestä­tigt, dass alle gemäss Proto­koll abge­stimmt haben. Noch einfa­cher geht es übri­gens über Easy­Gov, unse­rem digi­ta­len Portal. Hier benö­ti­gen wir gar keine Unter­schrift. Die Person, die sich im System als Bevoll­mäch­tigte einer Orga­ni­sa­tion regis­triert hat, kann für die Stif­tung handeln. Das ist eine enorme Erleichterung.

Dass schon über 1000 Stif­tun­gen mitma­chen, ist genial.

Nils Güggi, Leiter ESA

Im April hat die ESA mit dem Digi­ta­li­sie­rungs­pro­jekt eESA die Möglich­keit einge­führt, Kunden­kon­takte über Easy­Gov voll­stän­dig digi­tal abzu­wi­ckeln. Was ändert sich mit der Einfüh­rung für den Jahres­be­richt 2021?

Schon über 1000 Stif­tun­gen haben sich für die voll­stän­dige digi­tale Lösung entschie­den und die Nutzungs­be­din­gun­gen akzep­tiert. Wir arbei­ten voll digi­tal zusam­men. Das ist super. Was wir auch dieses Jahr einge­führt haben ist, dass jedes Einrei­chen von Unter­la­gen mit einem saube­ren digi­tal ausge­füll­ten Formu­lar erfolgt. Egal ob man die Unter­la­gen digi­tal oder per Post einreicht.

Weshalb verlan­gen Sie dieses Formular?

Das Formu­lar ist für uns wich­tig, damit wir die einge­reich­ten Unter­la­gen einfa­cher tria­gie­ren können. Bei den Jahres­be­rich­ten stel­len wir viele Fragen, etwa in Bezug auf Inter­es­sens­kon­flikte und finan­zi­elle Aspekte. In den vergan­ge­nen Jahren haben wir fest­ge­stellt, dass die Antwor­ten nicht immer in den Stif­tungs­un­ter­la­gen enthal­ten sind oder recht mühsam extra­hiert werden müssen. Mit dem Formu­lar stel­len sicher, dass wir diese Infos haben. Von den vorher erwähn­ten bereits erhal­te­nen 900 Jahres­be­richt­erstat­tun­gen müssen wir übri­gens einen Teil davon wieder zurück­schi­cken, weil das Formu­lar dazu fehlt und ohne das funk­tio­niert es für uns nicht.

Im Mai haben Sie eESA einge­führt. Wie sieht eine erste Bilanz aus?

Dass schon über 1000 Stif­tun­gen mitma­chen, ist genial. Auch haben wir erreicht, dass alle Unter­la­gen bei uns digi­tal ankom­men. Unter­la­gen, die per Post kommen, werden gescannt und so elek­tro­nisch in den Prozess einge­fügt. Wir haben aller­dings noch viele Dossiers in Papier­form. Diese werden nun digi­ta­li­siert. Was wir etwas unter­schätzt haben ist bei einzel­nen Abläu­fen deren Komple­xi­tät. Hier werden wir in den nächs­ten Mona­ten Korrek­tu­ren vorneh­men. Aber insge­samt lässt sich sagen, dass eESA ein gros­ser Erfolg ist: ein gros­ser Schritt zur Digitalisierung.