Am 30. Juni ist AbgaÂbeÂterÂmin für den JahresÂbeÂricht. Nutzen viele StifÂtunÂgen die gesamte Frist?
Bei rund 99 Prozent der StifÂtunÂgen unter Aufsicht der ESA endet das GeschäftsÂjahr am 31. DezemÂber. Diese müssen bis am 30. Juni den JahresÂbeÂricht an uns einreiÂchen. Bis zu 900 Berichte haben wir zwar bereits erhalÂten. Der HauptÂharst kommt aber etwa zehn Tage vor und nach dem Termin – und einige verpasÂsen die Frist noch viel deutlicher.
Sind JahresÂbeÂrichte nicht Routineaufgaben?
EigentÂlich ist es in der Tat Routine. DesweÂgen antworÂten wir im NormalÂfall auch, wenn jemand drei Monate im Voraus wegen einer FristÂerÂstreÂckung anfragt, dass drei Monate reichen müssen. NatürÂlich gibt es speziÂelle VorkommÂnisse, die eine Sitzung verunÂmögÂliÂchen, dazu gehört beispielsÂweise auch eine ReviÂsiÂonsÂstelle, die noch nicht so weit ist.
Sind JahresÂbeÂrichte auch für die ESA RoutiÂneÂaufÂgaÂben? Gibt es SpeziÂalÂfälle, etwa wegen Covid?
Die AuswirÂkunÂgen von Covid sehen wir höchsÂten noch bei den TätigÂkeiÂten, wenn sich diese veränÂdert haben. BeispielsÂweise kann eine VerlaÂgeÂrung in Covid-UnterÂstütÂzung stattÂgeÂfunÂden haben oder die digiÂtale UmstelÂlung hat ein grösÂseÂres Gewicht erhalÂten. In unseÂrer tägliÂchen Arbeit ist Covid aber keine grosse HerausÂforÂdeÂrung mehr.
Der HauptÂharst kommt aber etwa zehn Tage vor und nach dem Termin.
Nils Güggi, Leiter ESA
Wie lange hat die ESA, um einen JahresÂbeÂricht zu prüfen?
Dies hängt von der Grösse der StifÂtung ab. Das heisst, entscheiÂdend ist, wie breit die StifÂtung mit ihren TätigÂkeiÂten aufgeÂstellt und wie komplex die Bilanz ist. Probleme können so schwieÂriÂger gefunÂden werden. Der Aufwand mit allen admiÂnisÂtraÂtiÂven VorarÂbeiÂten, SichÂtung, Prüfung durch die JurisÂten und die ganze KorreÂsponÂdenz rundÂherum liegt meist zwischen zwei und sieben Stunden.
Wie sieht es mit SpeziÂalÂfälÂlen aus?
AnspruchsÂvoll wird es vor allem, wenn eine StifÂtung VorbeÂmerÂkunÂgen im Vorjahr hatte, wenn etwas beanÂstanÂdet wurde und wenn es Fragen gab, dann kann dies weitere MassÂnahÂmen auslöÂsen. ZusätzÂliÂcher Aufwand kann die Folge sein. GeneÂrell sind JahresÂbeÂrichte aber Daily BusiÂness. AllerÂdings sind sie für uns immer auch eine gute GeleÂgenÂheit, StifÂtunÂgen genauer anzuÂschauen. Und auch für die StifÂtunÂgen selbst ist es ein guter Zeitpunkt.
Weshalb?
Sie können ihre TätigÂkeiÂten genauer anschauen. VielÂleicht stellt eine StifÂtung fest, dass sie gar nicht mehr sonderÂlich aktiv ist und überÂlegt sich, wie sie sich auflöÂsen kann, sie merkt, dass sie ihr RegleÂment anpasÂsen sollte oder dass der StifÂtungsÂzweck zu restrikÂtiv formuÂliert ist und dass sie heute gar nicht mehr sinnÂvoll arbeiÂten kann. Dann ist der Moment des JahresÂbeÂrichts der passende, um dies mit der StifÂtungsÂaufÂsicht anzuÂspreÂchen. DesweÂgen erhalÂten wir viele Fragen rund um den 30. Juni. Dass dies stattÂfinÂdet, ist gut. Wir sind einfach dankÂbar für etwas Geduld, weil sich diese AnfraÂgen jetzt häufen.
Was kann ein StifÂtungsÂrat unterÂnehÂmen, wenn das Gremium jetzt realiÂsiert, dass es zeitÂlich nicht reicht?
Wir sind sehr libeÂral, auch seit Corona. SitzunÂgen können digiÂtal oder im ZirkuÂlarÂverÂfahÂren durchÂgeÂführt werden. Wenn die StatuÂten einer StifÂtung keine lange VorlaufÂfrist für SitzunÂgen vorgeÂben kann theoÂreÂtisch morgen eine Sitzung des StifÂtungsÂrats online durchÂgeÂführt werden. FunkÂtioÂniert es dennoch nicht, kann eine FristÂverÂlänÂgeÂrung verlangt werden. Im NormalÂfall geben wir 1,5 Monate. In dieser Zeit sollte die notwenÂdige Sitzung möglich sein. Wir sind übriÂgens auch bezügÂlich UnterÂschrifÂten weniÂger streng als früher.
Das heisst?
Früher war die ESA sehr streng. Alle StifÂtungsÂräte und ‑rätinÂnen mussÂten ProtoÂkoll und RechÂnung unterÂschreiÂben. Heute reicht es in der Praxis, wenn der ProtoÂkollÂfühÂrer oder die ProtoÂkollÂfühÂreÂrin dieses unterÂzeichÂnet und er bestäÂtigt, dass alle gemäss ProtoÂkoll abgeÂstimmt haben. Noch einfaÂcher geht es übriÂgens über EasyÂGov, unseÂrem digiÂtaÂlen Portal. Hier benöÂtiÂgen wir gar keine UnterÂschrift. Die Person, die sich im System als BevollÂmächÂtigte einer OrgaÂniÂsaÂtion regisÂtriert hat, kann für die StifÂtung handeln. Das ist eine enorme Erleichterung.
Dass schon über 1000 StifÂtunÂgen mitmaÂchen, ist genial.
Nils Güggi, Leiter ESA
Im April hat die ESA mit dem DigiÂtaÂliÂsieÂrungsÂproÂjekt eESA die MöglichÂkeit eingeÂführt, KundenÂkonÂtakte über EasyÂGov vollÂstänÂdig digiÂtal abzuÂwiÂckeln. Was ändert sich mit der EinfühÂrung für den JahresÂbeÂricht 2021?
Schon über 1000 StifÂtunÂgen haben sich für die vollÂstänÂdige digiÂtale Lösung entschieÂden und die NutzungsÂbeÂdinÂgunÂgen akzepÂtiert. Wir arbeiÂten voll digiÂtal zusamÂmen. Das ist super. Was wir auch dieses Jahr eingeÂführt haben ist, dass jedes EinreiÂchen von UnterÂlaÂgen mit einem saubeÂren digiÂtal ausgeÂfüllÂten FormuÂlar erfolgt. Egal ob man die UnterÂlaÂgen digiÂtal oder per Post einreicht.
Weshalb verlanÂgen Sie dieses Formular?
Das FormuÂlar ist für uns wichÂtig, damit wir die eingeÂreichÂten UnterÂlaÂgen einfaÂcher triaÂgieÂren können. Bei den JahresÂbeÂrichÂten stelÂlen wir viele Fragen, etwa in Bezug auf InterÂesÂsensÂkonÂflikte und finanÂziÂelle Aspekte. In den verganÂgeÂnen Jahren haben wir festÂgeÂstellt, dass die AntworÂten nicht immer in den StifÂtungsÂunÂterÂlaÂgen enthalÂten sind oder recht mühsam extraÂhiert werden müssen. Mit dem FormuÂlar stelÂlen sicher, dass wir diese Infos haben. Von den vorher erwähnÂten bereits erhalÂteÂnen 900 JahresÂbeÂrichtÂerstatÂtunÂgen müssen wir übriÂgens einen Teil davon wieder zurückÂschiÂcken, weil das FormuÂlar dazu fehlt und ohne das funkÂtioÂniert es für uns nicht.
Im Mai haben Sie eESA eingeÂführt. Wie sieht eine erste Bilanz aus?
Dass schon über 1000 StifÂtunÂgen mitmaÂchen, ist genial. Auch haben wir erreicht, dass alle UnterÂlaÂgen bei uns digiÂtal ankomÂmen. UnterÂlaÂgen, die per Post kommen, werden gescannt und so elekÂtroÂnisch in den Prozess eingeÂfügt. Wir haben allerÂdings noch viele Dossiers in PapierÂform. Diese werden nun digiÂtaÂliÂsiert. Was wir etwas unterÂschätzt haben ist bei einzelÂnen AbläuÂfen deren KompleÂxiÂtät. Hier werden wir in den nächsÂten MonaÂten KorrekÂtuÂren vornehÂmen. Aber insgeÂsamt lässt sich sagen, dass eESA ein grosÂser Erfolg ist: ein grosÂser Schritt zur Digitalisierung.