Stellen Sie sich vor, es ist der 15. eines Monats und Sie wissen, dass Sie am 25. eine Rechnung von 30’000 Franken begleichen müssen. Ihr Kontostand beträgt aber gerade einmal 15’000 Franken. Nun können Sie anfangen zu beten, einen Lottoschein ausfüllen oder schnell noch ein drastisches Spendenmail verschicken. Oder Sie nutzen ein solides Cash Management System. Dann wissen Sie nämlich, ob in den nächsten Tagen noch Zahlungseingänge zu erwarten sind. Und Sie wissen auch, wie hoch Sie das Konto nötigenfalls mit einem Kredit überziehen können und was Sie das bis zum nächsten Zahlungseingang kosten wird.
Das zentrale Ziel des Finanzmanagement in einer NPO ist die Sicherung der Liquidität, da NPO ihre Mittel ja von Spender:innen oder dem Staat erhalten und durch die eigene Leistungserstellung meist Geld verlieren. Meist arbeiten NPO mit knappen Reserven und wenig finanziellem Spielraum. Bleiben einzelne Spendenbeiträge aus oder laufen Leistungsverträge mit dem Staat aus, kann dies schnell existenzbedrohend werden. Die entscheidenden Faktoren zur Lösung des Problems sind die Verfügungsmacht und der Zeitfaktor. Die liquiden Mittel müssen in ausreichender Menge zur richtigen Zeit zur Verfügung stehen, damit alle Zahlungsverpflichtungen erfüllt werden können.
Für ein effizientes Cash Management ist das Verständnis der Aktivseite der Bilanz von zentraler Bedeutung. Die darin enthaltenen Vermögenswerte haben wie Wasser verschiedene Aggregatszustände. Ganz unten finden Sie das Anlagevermögen, dazu gehören Grundbesitz und Immobilien, Einrichtung, Fahrzeuge, aber auch langfristige Finanzanlagen. Diese Vermögenswerte sind wie Eis, in festem, unveränderlichen Zustand. Danach folgen Wertschriften, insbesondere Aktien und Obligationen. Dies lassen sich wie Wasser bewegen, wenn die entsprechenden Kanäle dafür geschaffen werden, aber es bedarf einiger Vorausschau, da es ggf. Fristen für die Veräußerung gibt, oder der Zeitpunkt nicht passend ist (gerade bei Aktien). Ganz oben bei den Aktiven stehen die Barmittel. Wie Dampf sind sie schnell verfügbar, verändern sich laufend – und sind vergänglich.
Die Aufgabe des Cash Managements ist es, diese Vermögenswerte mit der richtigen Temperatur zu behandeln – um im Bild zu bleiben. Fehlt es an Dampf? Dann muss Wasser aufgekocht werden. Gibt es kein Wasser, dann muss Eis geschmolzen werden. Umgekehrt kann die Temperatur auch heruntergefahren werden, um Dampf in Wasser zu verwandeln, wenn etwa zu viele Barmittel vorhanden sind. Letztlich geht es immer darum, ausreichend Liquidität zur Verfügung zu haben, um die Verbindlichkeiten erfüllen zu können. Um die eigene Liquidität zu planen, werden die verschiedenen Positionen der Aktivseite von oben nach unten eingesetzt.
Eine wichtige Kennzahl im Cash Management sind die Anzahl Tage oder Wochen, die mit den aktuellen liquiden Mitteln bestritten werden können. Dazu müssen die zu erwartenden Kosten (z.B. Löhne, Miete, Programmkosten) sowie die zu erwartenden Erträge (Spenden, Staatsbeiträge) erfasst und terminiert werden. Damit verhindern Sie unschöne Überraschungen wie eingangs beschrieben. Im Buch «Finanzmanagement in Non-Profit-Organisationen»[1] sind weitere Empfehlungen zum Cash Management in NPO enthalten.
[1] Von Schnurbein, G. (2024). Finanzmanagement in Non-Profit-Organisationen, Wiesbaden: Springer Gabler.
