Les subventions sont caractérisées par un rapport de pouvoir asymétrique: un parti a les moyens et des attentes, l’autre a besoin de ressources et subit la pression inhérente au besoin de résultats. Cela se retrouve aussi dans le système de rapport. Pour un partenariat, il y a besoin de confiance et de considération, avec un surplus administratif faible. Les fondations peuvent s’assurer de ces qualités par un échange direct pendant toute la durée du financement.
Pourquoi des rapports verbaux?
La SKKG a vocation à être un bon partenaire qui favorise la collaboration, à tirer des leçons des projets et à faire gagner du temps aux parties prenantes. En ce sens, elle répond à l’enquête du CEPS de 2019 auprès des bénéficiaires. Elle a entre autres décidé de renoncer aux rapports de projet écrits et de passer à un modèle de rapport de vive voix. Avec Lea Buck, de la fondation Azurit et Michaela Wintrich, de la Unternehmerstiftung für Chancengerechtigkeit, un document de travail a été élaboré afin de décrire cet instrument. Le document est public et peut être consulté en ligne, les bénéficiaires en ont connaissance dès le début. Les personnes qui le souhaitent peuvent proposer des modifications et des ajouts sur: www.oralreporting.info
Un rapport verbal sur le rapport verbal
Depuis un an, la SKKG cherche à expérimenter ce modèle et a déjà mené 28 entretiens. Il en ressort que cela favorise la confiance mutuelle et permet une culture de l’erreur positive. Pour cet article, nous nous y essayons nous-mêmes et répondons à trois questions issues du document de travail. Par le biais du code QR, il est possible de réécouter l’échange entre Christine Müller Stalder et Theresa Gehringer, toutes deux de la SKKG.
Info:
On adore le patrimoine culturel: les subventions de la SKKG s’adressent à des institutions et des projets qui contribuent au patrimoine culturel. Lorsque nous apportons notre soutien, nous cherchons une approche coopérative, de l’innovation et de l’audace, de la transparence et de l’efficacité. Christine Müller Stalder et Theresa Gehringer font partie de l’équipe de subvention de la SKKG, Rahel Stauffiger est responsable des processus et de l’évaluation. www.skkg.ch
Question 1: Comment ça va et où en est-on?
Chez nous aussi, le printemps est le moment où, traditionnellement, on fait la rétrospective de l’année passée. Avec pour l’heure 30 bénéficiaires de subventions, le questionnaire du rapport verbal nous sert pratiquement toutes les semaines. Nous comptons généralement 90 minutes, mais pour chaque entretien, nous adaptons cela aux besoins de l’organisation. Les entretiens ont lieu soit sur place, chez nous à Winterthour, soit par Internet. Par la suite, nous préparons le procès-verbal pour et avec le feed-back de notre interlocuteur. Cela nous permet aussi de gagner beaucoup de temps. De notre côté, nous pouvons nous pencher une fois de plus intensément sur l’impact de notre subvention.
Les rapports verbaux sont donc un instrument que nous utilisons beaucoup et qui nous plaît malgré la charge de travail supplémentaire qu’ils impliquent. Les retours sont entièrement positifs: on est surpris que notre fondation prenne autant de temps et s’intéresse à des choses autres que les projets financés; on est enthousiaste d’avoir un interlocuteur avec qui réfléchir et développer le projet; et on est reconnaissant de la considération et de l’estime que l’on montre à leur travail.
Question 2: Quels sont vos accomplissements d’hier, d’aujourd’hui et de demain?
Ici, nous nous intéressons normalement aux résultats et conclusions qui en découlent. Les rapports verbaux nous permettent à nous aussi de nous rapprocher des musées, de renforcer la confiance et d’écouter leurs défis quotidiens, internes ou stratégiques. Nous voyons cela comme la «magie de l’oralité». Pour nous, ceci est précieux pour deux raisons: cela nous permet d’utiliser nos subventions de manière encore plus ciblée et efficace, mais aussi de faire profiter de notre expertise au travers du lien étroit que nous développons. Durant l’échange, nous mettons l’accent sur ce que notre subvention permet et déclenche et non pas sur ce que l’on pense que les contributeurs veulent entendre dans les rapports.
Question 3: Bonne fée: qu’est-ce qui vous aiderait réellement?
… notre question préférée! La réponse que l’on entend le plus souvent: davantage de ressources financières! Mais après une brève réflexion, des idées bien différentes leur viennent en tête. Tout comme nous avec les rapports de vive voix. Cette méthode pourrait aider bien d’autres institutions si elles l’utilisaient. Et pourquoi ne pas la généraliser? Les bénéficiaires n’auraient ainsi plus à élaborer plusieurs rapports séparés et pourraient mettre ce temps à profit. En outre, les rapports de vive voix aident à aborder de nouveaux sujets complexes sous d’autres points de vue. C’est cette vaste expérience que nous aimerions partager avec la communauté tout en développant le format du rapport verbal.
A propos des personnes :
Christine Müller, Rahel Stauffiger et Theresa Gehringer sont des collaboratrices de la CVCI. Elles s’occupent de la participation dans le domaine de l’héritage culturel, Rahel Stauffiger s’occupant en tant que responsable des processus et Christine Müller et Theresa Gehringer de la collaboration en matière de promotion. Elles discutent de nouvelles approches avec les bénéficiaires de la promotion.
Ressources:
L’entretien dans son intégralité et vers le questionnaire: www.oralreporting.info
Participer au document de travail du rapport verbal:
