Viele Organisationen im Nonprofit- und Stiftungssektor arbeiten heute in einer Art digitalem Zwischenzustand. E‑Mails ersetzen Briefe, Dokumente liegen als PDFs vor, Sitzungen finden teilweise online statt. Und doch fühlen sich viele Abläufe weiterhin erstaunlich analog an: Dokumente werden mehrfach verschickt, Informationen gehen verloren, und für Auswertungen wird Excel geöffnet.
Die digitale Realität
Ein Blick auf typische Arbeitsprozesse zeigt, wo die Herausforderungen liegen. Fördergesuche werden beispielsweise per E‑Mail eingereicht, intern weitergeleitet und mehrfach kommentiert. Dokumente werden zusammengestellt, erneut verschickt und wieder überarbeitet. Der aktuelle Stand eines Gesuchs muss telefonisch oder per Mail abgeklärt werden.
Kurzum: Der Kernprozess läuft digital – ist aber nicht digital organisiert. Die Folgen sind bekannt: Mehr Routinearbeit, längere Entscheidungswege, hoher Aufwand beim Zusammenstellen von Dokumenten, wenig Übersicht über den aktuellen Stand.
Solche Strukturen entstehen nicht aus Nachlässigkeit. Sie sind oft historisch gewachsen und funktionieren im Alltag erstaunlich gut – zumindest solange Volumen und Komplexität überschaubar bleiben. Doch mit steigenden Anforderungen geraten diese Systeme zunehmend unter Druck.
Mehr als digitale Dokumente
Am Anfang steht meist eine verpasste Chance. Digitalisierung wird oft mit der Umwandlung analoger Bundesordner in digitale Files und Folders verwechselt. Dokumente werden zwar digital abgelegt, Formulare als PDF bereitgestellt oder Sitzungen per Videokonferenzen organisiert. Doch echte digitale Transformation geht einen Schritt weiter.
Sie bedeutet, Arbeitsprozesse so zu gestalten, dass digitale Möglichkeiten tatsächlich genutzt werden, etwa durch Automatisierung, neu gestaltete Prozesse, eine bessere Datenverfügbarkeit oder neue Formen der Zusammenarbeit. Nicht ohne Grund hat das deutsche Wort «Digitalisierung» im Englischen drei Schwestern:
- Digitization: Analoges wird digital (z. B. Papier wird zum PDF)
- Digitalization: Prozesse werden effizienter organisiert (z.B. ein zweistufiger Gesuchsprozess)
- Digital Transformation: Arbeitsweisen und Angebote verändern sich grundlegend (z.B. neue Methoden, Scouting, Co-Funding etc.)
Unser ernüchterndes Fazit: Viele Organisationen bleiben zwischen der ersten und der zweiten Stufe stehen.
Potenzial der Digitalisierung nutzen
Trotz aller Herausforderungen lohnt es sich, die zweite und dritte Stufe zu erschliessen. Organisationen, die digitale Prozesse bewusst gestalten und ihre Arbeitsweise auf die neuen Möglichkeiten ausrichten, berichten von klaren Vorteilen: wesentlich effizientere Abläufe, bessere Transparenz über Projekte und Entscheidungen, eine deutlich fundiertere Entscheidungsgrundlage durch verfügbare Daten und die erleichterte Zusammenarbeit. Die gute Nachricht: So macht digitales Arbeiten auch deutlich mehr Freude.
Doch bei all den Chancen bleibt ein realistisches Verständnis entscheidend: Digitale Instrumente ersetzen analoge Zusammenarbeit nicht. Sie ergänzen sie. Persönliche Gespräche, Vertrauen und Erfahrung bleiben zentral. Im besten Fall ergänzen digitale Systeme diese Stärken und schaffen zusätzlich Struktur, Übersicht und Effizienz im Alltag.
Was sich in der Praxis bewährt hat
Organisationen, die ihre digitale Entwicklung erfolgreich vorantreiben, gehen selten mit einem grossen Masterplan vor. Stattdessen beginnen sie meist mit einigen grundlegenden Fragen.
- Prozesse klären: Digitalisierung funktioniert, wenn zunächst die wichtigsten Arbeitsprozesse verstanden werden: Welche Prozesse sind zentral für unsere Mission? Welche Schritte wiederholen sich häufig? Wo entstehen Medienbrüche? Der Fokus liegt meist auf Kernprozessen wie Förder- oder Projektmanagement.
- Rollen definieren: Digitale Systeme funktionieren nur dann gut, wenn Verantwortlichkeiten geklärt sind. Wer entscheidet? Wer moderiert? Wer bereitet Informationen auf? Eine klare Rollenstruktur erleichtert nicht nur digitale Abläufe, sie verbessert auch die Zusammenarbeit im Alltag. Entscheidend: Die «analogen» Rollen wie Präsident oder geschäftsführender Stiftungsrat haben ein digitales Pendant, sind aber nicht 1:1 zu übersetzen.
- Daten sinnvoll strukturieren: Nicht alle Informationen müssen gleich behandelt werden. In vielen Organisationen hat es sich bewährt, zwischen verschiedenen Datenkategorien zu unterscheiden. Die wichtigste Kategorie: Daten aus Kernprozessen. Dann: Arbeitsdokumente, Templates und Grundlagendokumente sowie Archiv. Diese Unterscheidung hilft auch beim Thema Datenschutz und erleichtert später die Einführung digitaler Systeme.
Schrittweise vorgehen
Die vielleicht wichtigste Erkenntnis aus realisierten Digitalisierungsprojekten: Transformation gelingt selten auf einen Schlag. Erfolgreiche Organisationen gehen iterativ vor.
Der erste Schritt: Potenziale verstehen. Digitalisierung erschöpft sich nicht in der Konversion der Dokumente von Papier zu Bits und Bytes. Im Gegenteil: Die Chancen kommen danach.
Der zweite Schritt: Grundlagen klären. Welche Weichen stellt die Mission? Welche Methoden stehen im Vordergrund und wie können sie digital abgebildet werden? Welche Prozesse, Rollen und Datenkategorien spielen dabei eine Rolle? Und welche genau?
Erst danach geht es ans Einrichten der Instrumente. Wie sieht ein Gesuchsformular aus, dass in der Praxis eine optimale Entscheidungsgrundlage bildet? Welche weiteren Informationen liefern den Kontext dazu? Wer hat welche Rollen und Rechte, wer nutzt welche digitalen Instrumente und in welcher Frequenz?
Schliesslich ist ein schrittweises Vorgehen der zentrale Schlüssel, der über Erfolg oder Misserfolg der ganzen Aktion entscheidet. Es gilt, Erfahrungen zu sammeln, die Prozesse anzupassen und in der Regel weiter zu vereinfachen. Vor allem diese Haltung reduziert die Risiken massgeblich und ermöglicht es, Lösungen im Alltag zu testen. Und so werden auch jene Mitglieder im Stiftungsrat zu Fans der neuen Arbeitsweise, die zu Beginn vielleicht skeptisch waren.
Digitale Philanthropie beginnt im Alltag
Was lässt sich aus diesen Beobachtungen schlussfolgern? Digitale Transformation im Nonprofit- und Stiftungssektor ist weniger eine technische als eine organisatorische Aufgabe. Sie betrifft Prozesse, Rollen, Zusammenarbeit und Entscheidungsstrukturen. Eine erfolgreiche Transformation setzt die richtige Haltung voraus. Und eine passende Vorgehensweise. Schritt für Schritt.
Eine kompakte Begleitung durch eine externe Fachperson zahlt sich dabei meist aus – der Aufwand dafür dürfte 3–4 Tageshonorare nicht übersteigen. Denn die gute Nachricht ist: Viele Organisationen müssen dafür nicht bei null beginnen. Oft reichen einige gezielte Anpassungen, um Arbeitsweisen deutlich zu vereinfachen und neue Möglichkeiten zu erschliessen. Der wichtigste Schritt besteht darin, bewusst anzufangen.
Workshop: Achtung, fertig, digital
Wie gelingt der Einstieg in eine zeitgemässe digitale Arbeitsweise? Im Webinar «Achtung, fertig, digital» zeigen wir anhand konkreter Beispiele aus dem Stiftungs- und Nonprofitsektor, wie Organisationen ihre digitale Entwicklung pragmatisch gestalten und erfolgreich gestalten.
Im dreistündigen Online-Workshop erfahren Sie:
- wo Organisationen typischerweise bei der Digitalisierung stehen
- welche Potenziale digitale Arbeitsweisen eröffnen
- welche Hürden häufig auftreten
- wie Digitalisierung entlang von Prozessen, Rollen und Daten strukturiert werden kann
- welche Schritte sich für einen pragmatischen Einstieg bewährt haben.
Die Teilnehmer:innen diskutieren konkrete Fallbespiele und entwickeln konkrete Ansätze für die eigene Organisation – unabhängig davon, ob diese noch ganz am Anfang steht oder die Digitalisierung bereits im Gang ist. Der Workshop richtet sich an Mitarbeitende und Verantwortliche aus Stiftungen, Förderorganisationen und Nonprofits, die ihre Organisation digital weiterentwickeln möchten.
Dauer: 3h, 9–12 Uhr
Format: Online via Zoom
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