Der richtige Mix aus Professionalität und ehrenamtlichem Milizeinsatz ist entscheidend für den Erfolg einer Non-Profit-Organisation.
Ehrenamtliche im Vorstand oder Stiftungsrat bringen ihr Know-how, ihre Zeit und ihr Netzwerk zugunsten der Organisation ein. Demotivierende Erlebnisse und Zeitfresser sind möglichst zu vermeiden. Wichtig ist es daher, dass Sitzungen effizient durchgeführt und Konflikte frühzeitig angegangen werden.
Qualitative Professionalisierung
Moderne Führung wird dem Spannungsverhältnis zwischen Erwartungen, Motivation und betriebswirtschaftlichen Erfordernissen gerecht. Sie bewahrt die Kernaufgaben im Fokus und baut auf Vertrauen, auf dem Delegationsprinzip sowie auf dem richtigen Mass an Überwachung und Risikomanagement. Die Ehrenamtlichen sollen sich auf das Wesentliche beschränken und die Grundsätze für die Organisation gemeinsam mit der operativen Ebene erarbeiten können. Klare Organisationsinstrumente wie Kompetenzregelungen und Pflichtenhefte erleichtern die Zusammenarbeit, schaffen Rollenklarheit und tragen zum Erfolg der Organisation bei. Ein einfaches Funktionendiagramm schafft für alle Seiten Klarheit.
Steuerung als Hauptaufgabe
Die Steuerung ist wohl die wichtigste Aufgabe der Führungsgremien einer NPO. Dazu gehört, dass sich die Organisation mit ihrem Umfeld auseinandersetzt, in die Zukunft blickt und sich langfristige Ziele setzt. Bei der Steuerung ist wesentlich, dass nicht nur Ziele gesetzt werden, sondern auch konkrete Massnahmen und die dazu notwendigen Mittel und Ressourcen geplant werden. Die Kunst des Zielsetzungsprozesses besteht darin, die auf der strategischen Ebene gesetzten Ziele auf die operative Ebene herunterzubrechen – bis hin zu Zielen für die Mitarbeitenden. Steuerung bedingt, dass die gesetzten Ziele auch auf ihre Zielerreichung hin kontrolliert werden.
Zusammenarbeit mit operativ tätigen Mitarbeitenden
In der Zusammenarbeit des strategischen Führungsorgans mit den angestellten oder freiwilligen Mitarbeitenden steckt ein Konfliktpotenzial. Dem ehrenamtlichen Führungsgremium steht eine hohe Entscheidungskompetenz zu, während die Mitarbeitenden aufgrund ihres zeitlich und inhaltlich intensiveren Einsatzes über einen Wissensvorsprung gegenüber den Mitgliedern im Vorstand oder im Stiftungsrat verfügen. Üblicherweise wird eine Abgrenzung der Rolle von ehrenamtlichem Gremium und angestellter Leitung entlang des Begriffspaars «operativ» und «strategisch» vorgenommen. Die Mitglieder des Führungsorgans beschränken sich darauf, die Rahmenbedingungen zu prüfen, festzulegen und zu justieren. Operative Mitarbeitende setzen die Beschlüsse effizient um und bemühen sich um das Erreichen strategischer Ziele. Es braucht ein gleichgewichtiges Zusammenspiel beider Ebenen.
Aktives Konfliktmanagement
Das Managen von Konflikten gehört zu den Aufgaben von Führungskräften, gerade auch in ehrenamtlichen Gremien. Dem Präsidium kommt dabei eine besondere Rolle zu. Konflikte zu vermeiden, fördert die Effizienz der Aufgabenerfüllung. Aufkeimende Konflikte zu erkennen und richtig zu intervenieren, ist eine Verpflichtung. Verschleppte Konflikte führen oft zu Situationen, die nur noch durch personelle Wechsel gelöst werden können.
