Foto: Jesse Orrico, Unsplash

So legen Sie Doku­mente digi­tal und sicher ab

Bis zu 11'500 Stiftungen bewahren ihre Dokumente privat bei einem ihrer Stiftungsräte oder einer ihrer Stiftungsrätinnen auf. Damit besteht ein grosses Datenverlust- und ein Sicherheitsrisiko, das so hoch nicht sein müsste.

In der Schweiz enga­gie­ren sich heute rund 63 000 Perso­nen als Stif­tungs­rä­tin­nen und Stif­tungs­räte. Im Durch­schnitt sind 5,3 Perso­nen in einem Stif­tungs­rat – meist auf ehren­amt­li­cher Basis. 87,3 Prozent aller Stif­tun­gen werden im Miliz­sy­stem geführt1

Mit ande­ren Worten: Bis zu 11’500 Stif­tun­gen bewah­ren ihre Doku­mente in Bundes­ord­nern oder auf dem Compu­ter zuhause bei einem Mitglied des Stif­tungs­ra­tes auf. Leider ist damit der unab­hän­gige Zugriff der Stif­tungs­räte nicht gewähr­lei­stet. Und es besteht ein erheb­li­ches Risiko des Daten­ver­lusts. Gerade im Inter­esse einer dauern­den Funk­ti­ons­tüch­tig­keit des Stif­tungs­ra­tes bietet bei der Daten­or­ga­ni­sa­tion die Digi­ta­li­sie­rung schon heute viele Möglich­kei­ten.

Die Flut an unter­schied­lich­sten Doku­men­ten, die auf einen Stif­tungs­rat zukom­men ist immens. Ob analoge Kopien, Bilder, Videos oder E‑Mails, sie müssen diese aufbe­wah­ren und sinn­voll archi­vie­ren. Viele Stif­tungs­rä­tin­nen und Stif­tungs­räte schrecken aber vor Doku­men­ten-Manage­ment-Syste­men (DMS) immer noch zurück. Dabei 

  • ist die Arbeits­weise von guten DMS intui­tiv, selbst­er­klä­rend und spart viel Zeit.
  • müssen die gewohn­ten Arbeits­pro­zesse nicht verän­dert werden.
  • können digi­tale Daten heute sicher in der «elek­tro­ni­schen Wolke, Cloud» aufbe­wahrt werden. Diese Tech­no­lo­gien sind weit fort­ge­schrit­ten.
  • gibt es kosten­gün­stige Einstiegs­lö­sun­gen für unter zwölf Perso­nen, die in zwei Tagen imple­men­tiert sind. 

Die Hürden zur Einfüh­rung eines DMS lassen sich leicht bewäl­ti­gen, wenn Sie

  • einen für DMS spezia­li­sier­ten Anbie­ter mit Rechen­zen­trum in der Schweiz invol­vie­ren und 
  • sich in einer unver­bind­li­chen Pilot­phase selbst vom Nutzen eines DMS über­zeu­gen.

1Gemäss Schwei­zer Stif­tungs­re­port 2017, S. 4+7, haben 12.7 Prozent der Stif­tun­gen eine profes­sio­nelle Geschäfts­füh­rung.

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