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Foto: Jesse Orrico, Unsplash

So legen Sie Doku­men­te digi­tal und sicher ab

Bis zu 11'500 Stiftungen bewahren ihre Dokumente privat bei einem ihrer Stiftungsräte oder einer ihrer Stiftungsrätinnen auf. Damit besteht ein grosses Datenverlust- und ein Sicherheitsrisiko, das so hoch nicht sein müsste.

In der Schweiz enga­gie­ren sich heu­te rund 63 000 Per­so­nen als Stif­tungs­rä­tin­nen und Stif­tungs­rä­te. Im Durch­schnitt sind 5,3 Per­so­nen in einem Stif­tungs­rat – meist auf ehren­amt­li­cher Basis. 87,3 Pro­zent aller Stif­tun­gen wer­den im Miliz­sy­stem geführt1

Mit ande­ren Wor­ten: Bis zu 11’500 Stif­tun­gen bewah­ren ihre Doku­men­te in Bun­des­ord­nern oder auf dem Com­pu­ter zuhau­se bei einem Mit­glied des Stif­tungs­ra­tes auf. Lei­der ist damit der unab­hän­gi­ge Zugriff der Stif­tungs­rä­te nicht gewähr­lei­stet. Und es besteht ein erheb­li­ches Risi­ko des Daten­ver­lusts. Gera­de im Inter­es­se einer dau­ern­den Funk­ti­ons­tüch­tig­keit des Stif­tungs­ra­tes bie­tet bei der Daten­or­ga­ni­sa­ti­on die Digi­ta­li­sie­rung schon heu­te vie­le Mög­lich­kei­ten.

Die Flut an unter­schied­lich­sten Doku­men­ten, die auf einen Stif­tungs­rat zukom­men ist immens. Ob ana­lo­ge Kopi­en, Bil­der, Vide­os oder E‑Mails, sie müs­sen die­se auf­be­wah­ren und sinn­voll archi­vie­ren. Vie­le Stif­tungs­rä­tin­nen und Stif­tungs­rä­te schrecken aber vor Doku­men­ten-Manage­ment-Syste­men (DMS) immer noch zurück. Dabei 

  • ist die Arbeits­wei­se von guten DMS intui­tiv, selbst­er­klä­rend und spart viel Zeit.
  • müs­sen die gewohn­ten Arbeits­pro­zes­se nicht ver­än­dert wer­den.
  • kön­nen digi­ta­le Daten heu­te sicher in der «elek­tro­ni­schen Wol­ke, Cloud» auf­be­wahrt wer­den. Die­se Tech­no­lo­gi­en sind weit fort­ge­schrit­ten.
  • gibt es kosten­gün­sti­ge Ein­stiegs­lö­sun­gen für unter zwölf Per­so­nen, die in zwei Tagen imple­men­tiert sind. 

Die Hür­den zur Ein­füh­rung eines DMS las­sen sich leicht bewäl­ti­gen, wenn Sie

  • einen für DMS spe­zia­li­sier­ten Anbie­ter mit Rechen­zen­trum in der Schweiz invol­vie­ren und 
  • sich in einer unver­bind­li­chen Pilot­pha­se selbst vom Nut­zen eines DMS über­zeu­gen.

1Gemäss Schwei­zer Stif­tungs­re­port 2017, S. 4+7, haben 12.7 Pro­zent der Stif­tun­gen eine pro­fes­sio­nel­le Geschäfts­füh­rung.

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