In der Schweiz engagieren sich heute rund 63 000 Personen als Stiftungsrätinnen und Stiftungsräte. Im Durchschnitt sind 5,3 Personen in einem Stiftungsrat – meist auf ehrenamtlicher Basis. 87,3 Prozent aller Stiftungen werden im Milizsystem geführt1.
Mit anderen Worten: Bis zu 11’500 Stiftungen bewahren ihre Dokumente in Bundesordnern oder auf dem Computer zuhause bei einem Mitglied des Stiftungsrates auf. Leider ist damit der unabhängige Zugriff der Stiftungsräte nicht gewährleistet. Und es besteht ein erhebliches Risiko des Datenverlusts. Gerade im Interesse einer dauernden Funktionstüchtigkeit des Stiftungsrates bietet bei der Datenorganisation die Digitalisierung schon heute viele Möglichkeiten.
Die Flut an unterschiedlichsten Dokumenten, die auf einen Stiftungsrat zukommen ist immens. Ob analoge Kopien, Bilder, Videos oder E‑Mails, sie müssen diese aufbewahren und sinnvoll archivieren. Viele Stiftungsrätinnen und Stiftungsräte schrecken aber vor Dokumenten-Management-Systemen (DMS) immer noch zurück. Dabei
- ist die Arbeitsweise von guten DMS intuitiv, selbsterklärend und spart viel Zeit.
- müssen die gewohnten Arbeitsprozesse nicht verändert werden.
- können digitale Daten heute sicher in der «elektronischen Wolke, Cloud» aufbewahrt werden. Diese Technologien sind weit fortgeschritten.
- gibt es kostengünstige Einstiegslösungen für unter zwölf Personen, die in zwei Tagen implementiert sind.
Die Hürden zur Einführung eines DMS lassen sich leicht bewältigen, wenn Sie
- einen für DMS spezialisierten Anbieter mit Rechenzentrum in der Schweiz involvieren und
- sich in einer unverbindlichen Pilotphase selbst vom Nutzen eines DMS überzeugen.
1Gemäss Schweizer Stiftungsreport 2017, S. 4+7, haben 12.7 Prozent der Stiftungen eine professionelle Geschäftsführung.
