In der Schweiz engaÂgieÂren sich heute rund 63 000 PersoÂnen als StifÂtungsÂräÂtinÂnen und StifÂtungsÂräte. Im DurchÂschnitt sind 5,3 PersoÂnen in einem StifÂtungsÂrat – meist auf ehrenÂamtÂliÂcher Basis. 87,3 Prozent aller StifÂtunÂgen werden im MilizÂsysÂtem geführt1.
Mit andeÂren Worten: Bis zu 11’500 StifÂtunÂgen bewahÂren ihre DokuÂmente in BundesÂordÂnern oder auf dem CompuÂter zuhause bei einem Mitglied des StifÂtungsÂraÂtes auf. Leider ist damit der unabÂhänÂgige Zugriff der StifÂtungsÂräte nicht gewährÂleisÂtet. Und es besteht ein erhebÂliÂches Risiko des DatenÂverÂlusts. Gerade im InterÂesse einer dauernÂden FunkÂtiÂonsÂtüchÂtigÂkeit des StifÂtungsÂraÂtes bietet bei der DatenÂorÂgaÂniÂsaÂtion die DigiÂtaÂliÂsieÂrung schon heute viele Möglichkeiten.
Die Flut an unterÂschiedÂlichsÂten DokuÂmenÂten, die auf einen StifÂtungsÂrat zukomÂmen ist immens. Ob analoge Kopien, Bilder, Videos oder E‑Mails, sie müssen diese aufbeÂwahÂren und sinnÂvoll archiÂvieÂren. Viele StifÂtungsÂräÂtinÂnen und StifÂtungsÂräte schreÂcken aber vor DokuÂmenÂten-ManageÂment-SysteÂmen (DMS) immer noch zurück. Dabei
- ist die ArbeitsÂweise von guten DMS intuiÂtiv, selbstÂerÂkläÂrend und spart viel Zeit.
- müssen die gewohnÂten ArbeitsÂproÂzesse nicht veränÂdert werden.
- können digiÂtale Daten heute sicher in der «elekÂtroÂniÂschen Wolke, Cloud» aufbeÂwahrt werden. Diese TechÂnoÂloÂgien sind weit fortgeschritten.
- gibt es kostenÂgünsÂtige EinstiegsÂlöÂsunÂgen für unter zwölf PersoÂnen, die in zwei Tagen impleÂmenÂtiert sind.
Die Hürden zur EinfühÂrung eines DMS lassen sich leicht bewälÂtiÂgen, wenn Sie
- einen für DMS speziaÂliÂsierÂten AnbieÂter mit RechenÂzenÂtrum in der Schweiz involÂvieÂren und
- sich in einer unverÂbindÂliÂchen PilotÂphase selbst vom Nutzen eines DMS überzeugen.
1Gemäss SchweiÂzer StifÂtungsÂreÂport 2017, S. 4+7, haben 12.7 Prozent der StifÂtunÂgen eine profesÂsioÂnelle Geschäftsführung.