Vous venez d’arriver au conseil de fonda­tion? Osez poser vos questions!

On attend d’un nouveau membre au conseil de fonda­tion qu’il prenne et assume des déci­si­ons, et ce, dès le départ. Vous en sentez-vous capa­ble? Assu­rez-vous-en en posant des questi­ons et en décou­vrant l’organisation. En effet, une chose est sûre: une réserve discrète n’est pas de mise la première année de mandat.

Les membres de longue date du conseil de fonda­tion connais­sent leur domaine d’activité comme leur poche et sont fami­liers de la termi­no­lo­gie utili­sée de manière récur­rente dans le contexte de leur travail. Mais la situa­tion est diffé­rente pour les nouveaux membres de ce cercle: souvent, les thèmes discu­tés leur parais­sent parti­cu­liè­re­ment opaques. Est-ce votre cas? Posez vos questi­ons si vous ne compre­nez pas quel­que chose. Poser des questi­ons est le signe qu’on est intéressé et n’a rien à voir avec de la faiblesse.

Pour­rai-je béné­fi­cier d’un programme d’introduction?

Les nouveaux colla­bo­ra­teurs et colla­bo­ra­t­ri­ces se fami­lia­ri­sent en géné­ral avec les condi­ti­ons-cadres de leur travail dans le cadre d’un programme d’introduction. Deman­dez à en béné­fi­cier en votre qualité de membre du conseil de fonda­tion. Connaître l’organisation vous permettra de prendre de meilleu­res décisions.

Une intro­duc­tion à l’activité du conseil de fonda­tion est recom­man­dée: comment fonc­tion­nons-nous, comment les séan­ces sont-elles prépa­rées, qu’attend-on de moi, quel­les sont mes compé­ten­ces? Une intro­duc­tion à l’activité de la fonda­tion est tout aussi essen­ti­elle. Suivant la taille et le domaine d’activité de la fonda­tion, des colla­bo­ra­teurs ou des équi­pes peuvent vous donner un aperçu des affai­res courantes.

Où les struc­tures de la fonda­tion sont-elles réglementées?

Faites-vous remettre les docu­ments de base de votre fonda­tion. Les statuts et l’acte de fonda­tion ainsi que les règle­ments rens­eig­n­ent sur les tâches, l’organisation, les compé­ten­ces et les responsa­bi­li­tés des orga­nes et des personnes.

Avons-nous des contrain­tes stratégiques?

Le pilo­tage est sans doute la tâche la plus importante des orga­nes de direc­tion d’une orga­ni­sa­tion à but non lucra­tif. Il impli­que que l’organisation examine son envi­ron­ne­ment, se tourne vers l’avenir et se fixe des objec­tifs à long terme. En matière de pilo­tage, il est essen­tiel non seule­ment de fixer des objec­tifs, mais égale­ment de prévoir des mesu­res concrè­tes ainsi que les moyens et ressour­ces néces­saires pour les mener à bien. 

La fonda­tion dispose-t-elle de docu­ments stra­té­giques? Dans quelle direc­tion évolue-t-elle? Que veut-on faire et ne pas faire?

Nos finan­ces se portent-elles bien?

La responsa­bi­lité finan­cière est portée par l’ensemble du conseil de fonda­tion, pas unique­ment par le membre respons­able finan­cier. Faites-vous expli­quer les finan­ces de votre fonda­tion. Existe-t-il des risques sur le plan finan­cier? Les finan­ces sont-elles «en bonne santé»? Par exemple, comment les tarifs deman­dés pour les presta­ti­ons sont-ils calculés?

Connaître les facteurs d’influence de la réus­site (finan­cière) permet de prendre les déci­si­ons de gestion correspondantes.

Avons-nous une gestion des risques?

Quelle que soit sa taille, toute fonda­tion doit mettre en place un système de gestion des risques. Les risques décisifs et les points faibles de l’organisation sont-ils connus et ont-ils été évalués, et des mesu­res ont-elles été fixées pour dimi­nuer les risques? Existe-t-il par exemple dans le domaine finan­cier des règles et des proces­sus de contrôle néces­saires à une bonne gestion et permet­tant d’éviter les préjudices?

La fonda­tion a‑t-elle une assurance responsa­bi­lité civile des organes?

Vous êtes respons­able des résul­tats dès votre entrée en fonc­tion car ces derniers se basent sur vos déci­si­ons. Assu­mer cette responsa­bi­lité présup­pose une connais­sance des conditions-cadres.

Lorsque des membres de l’organe stra­té­gique manquent à leurs obli­ga­ti­ons et sont à l’origine d’un préju­dice, ils sont person­nel­lement respons­ables sur leur propre patri­moine. Une assurance responsa­bi­lité civile des orga­nes conclue par la fonda­tion couvre les membres du conseil de fonda­tion. Le béné­vo­lat ne dégage pas des responsabilités.

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