Un conseil de fonda­tion prêt pour le numérique

Les logi­ciels de gestion digi­tale du conseil sont géné­ra­le­ment centrés sur la gestion des docu­ments et des agen­das. Ils permet­tent de stocker et de récup­é­rer en toute sécu­rité les docu­ments importants et de plani­fier les réuni­ons, les tâches et les éché­an­ces de manière claire. Étant donné que ces logi­ciels sont souvent utili­sés pour échan­ger des infor­ma­ti­ons sensi­bles, le chif­fre­ment des données et la gestion des droits d’accès basés sur les rôles sont des éléments cruciaux.

De nouvel­les oppor­tu­ni­tés, de nouveaux processus

L’archivage numé­ri­que des docu­ments aide les membres des conseil de fonda­tion à travail­ler de manière effi­cace et struc­tu­rée et à trou­ver rapi­de­ment les docu­ments néces­saires aux réuni­ons. Il remplace les archi­ves papier tradi­ti­onnel­les et offre une vue d’ensemble fiable des décis­i­ons et des procès-verbaux historiques.

L’adoption de métho­des de travail numé­ri­ques a égale­ment entraîné l’apparition de nouveaux proces­sus dans le secteur des fonda­ti­ons. Les dossiers et les deman­des reçus peuvent désor­mais être évalués et commen­tés numé­ri­quement avant même la réunion. Les tâches peuvent être répar­ties entre les membres des conseil de fonda­tion, les infor­ma­ti­ons sont centra­li­sées et acces­si­bles de manière trans­pa­rente. De plus en plus de conseil de fonda­tion décou­vrent les avan­ta­ges des réuni­ons hybri­des ou même entiè­re­ment virtu­el­les. La tendance est à des réuni­ons plus fréquen­tes, mais plus cour­tes, ce qui réduit considé­ra­blem­ent le temps de trai­te­ment des demandes.

Surmon­ter la réti­cence à l’égard du numérique

L’introduction d’une solu­tion de gestion digi­tale du conseil numé­ri­ques se fait géné­ra­le­ment mieux par étapes, en tenant compte des beso­ins indi­vi­du­els. Si un membre refuse de travail­ler de manière numé­ri­que, la solu­tion doit permettre de contin­uer à envoyer les docu­ments de réunion par cour­rier postal. L’expérience montre que cette mesure est géné­ra­le­ment tempo­raire, car une fois que les réti­cents ont pu constater les avan­ta­ges d’une inter­face intui­tive et convi­viale, ils adoptent rapi­de­ment la méthode numé­ri­que. Les membres plus jeunes ont natu­rel­le­ment une longueur d’avance en matière d’utilisation des outils numé­ri­ques. Mais l’expérience montre que l’interface intui­tive est indé­pen­dante de l’âge et convainc même les utili­sa­teurs tradi­ti­onnels, même s’ils ne sont pas immé­dia­te­ment conver­tis, mais le devi­en­nent avec le temps et la pati­ence. De plus en plus de solu­ti­ons de gestion digi­tale du conseil repo­sent sur l’intelligence arti­fi­ci­elle (IA) pour auto­ma­tiser les proces­sus routi­niers et réduire la charge admi­nis­tra­tive. Les appli­ca­ti­ons vont de la produc­tion auto­ma­tique de docu­ments de procès-verbaux prépa­rés à partir de l’ordre du jour à la synthèse des décis­i­ons prises en amont et à l’analyse du contenu des docu­ments de réunion. L’utilité de ces fonc­tion­na­li­tés basées sur l’IA est souvent sure­sti­mée dans les cas indi­vi­du­els. À long terme, la tendance à utili­ser l’IA de manière ciblée et réflé­chie est irré­ver­si­ble. La flexi­bi­lité des solu­ti­ons reste donc essen­ti­elle, car elle permet d’uti­li­ser les appli­ca­ti­ons de manière indi­vi­du­elle et en fonc­tion des beso­ins. Il reste à voir si ce qui est réel­le­ment pratique se concrétisera.

Coûts, avan­ta­ges – et obstacles

Les solu­ti­ons de gestion digi­tale du conseil ne sont pas gratui­tes. Quicon­que recher­che une plate­forme solide, sûre et fiable doit s’attendre à des coûts supé­ri­eurs à 1000 francs par an. Les plate­for­mes ambi­ti­eu­ses, dotées d’un large éven­tail de fonc­tion­na­li­tés, d’un support et d’une archi­tec­ture de sécu­rité peuvent rapi­de­ment atteindre des sommes à cinq chif­fres, selon le four­nis­seur et le nombre d’utilisateurs. Il est donc judi­cieux de ne pas se conten­ter de regar­der l’étiquette du prix, mais de faire la distinc­tion consci­ente entre le cœur de l’application et les fonc­tion­na­li­tés opti­on­nel­les. En effet, dans la pratique, de nombreu­ses fonc­tion­na­li­tés dites “premium” ne sont que rare­ment utili­sées, voire pas du tout. En revan­che, les deux piliers de base de toute solu­tion sont toujours utili­sés: la gestion des docu­ments et la plani­fi­ca­tion des réuni­ons. Elles ne permet­tent pas seule­ment de mettre de l’ordre, mais aussi de garan­tir la trans­pa­rence, la traça­bi­lité et des proces­sus décis­i­on­nels à temps. Si vous utili­sez déjà une solu­tion de gestion des deman­des et des souti­ens digi­ta­les ou si vous avez déjà mis en place une plate­forme d’échange avec vos parten­aires de projet, il est judi­cieux de bien réflé­chir avant de créer une nouvelle infra­struc­ture. En effet, toute nouvelle solu­tion entraîne de nouvel­les inter­faces utili­sa­teur, de nouveaux iden­ti­fi­ants et de nouvel­les sources d’erreurs.

Petit pas, grand effet

L’investissement initial semble important à certa­ins, mais le regard en arrière est géné­ra­le­ment posi­tif. Pres­que personne n’a regretté d’avoir fait le saut vers le travail de conseil en ligne, après avoir connu l’ère des e‑mails, des tâches mal coor­don­nées et des piles de paper­asse. Au contraire, de nombreux membres de conseil de fonda­tion et direc­teurs géné­raux affir­ment qu’ils aurai­ent dû faire ce chan­ge­ment bien plus tôt. En effet, les solu­ti­ons de gestion digi­tale du conseil numé­ri­ques ne créent pas seule­ment de l’efficacité, elles déchar­gent les conseils de fonda­tion de manière à ce qu’ils puis­sent se concen­trer sur ce qui importe vrai­ment dans le secteur de la phil­an­thro­pie: regar­der vers l’avenir et agir avec audace et efficacité.

Gestion digi­tale du conseil avec StiftungSchweiz

Simple, sécu­risé et adapté à la pratique réelle: la gestion digi­tale du conseil inté­g­rée sur stiftungschweiz.ch a été spécia­le­ment conçue pour les orga­ni­sa­ti­ons à but non lucra­tif, en mettant l’accent sur les aspects les plus importants.

Gestion des docu­ments et des réuni­ons
Les docu­ments rela­tifs aux réuni­ons peuvent être stockés de manière centra­li­sée, clas­sés dans des dossiers et mis à la dispo­si­tion des membres du conseil de fonda­tion avec un système de gestion des droits et un accès sécu­risé. La gestion des réuni­ons permet de plani­fier et d’inviter à des réuni­ons physi­ques, hybri­des ou en ligne, sans logi­ciel supp­lé­men­taire et avec des rappels, des entrées d’ordre du jour et des liens directs aux docu­ments. L’objectif est de concen­trer le système sur les fonc­tions qui sont utili­sées quoti­di­en­ne­ment dans la pratique. Une fonc­tion de commu­ni­ca­tion centrale, compa­ra­ble à Micro­soft Teams, faci­lite les échan­ges entre les membres et réduit progres­si­ve­ment le volume de cour­ri­els. Un service de presse est égale­ment dispo­nible pour regrou­per auto­ma­ti­quement les actua­li­tés perti­nen­tes dans le domaine d’ac­ti­vité de la fonda­tion. Un assistant IA inté­gré et sécu­risé aide à la prépa­ra­tion des réuni­ons, à l’analyse des dossiers et à la formu­la­tion des points à l’ordre du jour, direc­te­ment dans le contexte de travail et sans avoir à chan­ger de plate­forme.

Inté­gra­tion fluide
La gestion digi­tale du conseil n’est pas un outil supp­lé­men­taire, mais fait partie de la plate­forme stiftungschweiz.ch – et est donc étroi­te­ment liée à la gestion des deman­des et des souti­ens ainsi qu’à d’autres fonc­tions. Avec un seul login, vous avez accès à tous les modu­les pertin­ents, comme la vue des décis­i­ons rela­ti­ves aux deman­des prépa­rées. La navi­ga­tion et les prin­cipes de fonc­tion­ne­ment restent iden­ti­ques, ce qui faci­lite l’apprentissage.

Calculé de manière équi­ta­ble
Moins on dépense en outils infor­ma­ti­ques, plus on a de ressour­ces pour les acti­vi­tés de soutien. C’est pour­quoi la gestion digi­tale du conseil sur stiftungschweiz.ch est conçue de manière à être simple, fonc­tion­nelle et trans­pa­rente sur le plan des coûts. Les fonc­tions de base, y compris 10 Go d’espace de stockage, sont inclu­ses dans l’ac­cès Part­ner (CHF 1650 par an) – sans frais supp­lé­men­tai­res cachés. Cette solu­tion est donc idéale pour les peti­tes et moyennes orga­ni­sa­ti­ons qui cher­chent un outil de gestion digi­tale du conseil fiable et éprouvé dans la pratique, sans comple­xité inutile ou barrière d’entrée élevée.p

Webi­nar: Gestion digi­tale du conseil, 25.8.25, 11.00
Ce webi­n­aire offre une intro­duc­tion à la gestion de conseil. L’accent est mis sur la mise en pratique et les ques­ti­ons des participants.