Pourquoi la simplicité est-elle si importante dans les processus de subvention?
Joëlle Pianzola: Parce qu’aujourd’hui, trop de moyens sont encore consacrés à l’administration plutôt qu’à l’impact. Des formulaires complexes, des demandes redondantes et des ruptures de médias dans les processus ralentissent et épuisent à la fois les subventionneurs et les demandeurs. “Reduce to the max” est la devise: se concentrer sur l’essentiel, utiliser un langage clair, créer des processus rigoureux. La simplicité n’est pas un “plus” mais un principe de gestion important – elle permet de gagner du temps pour l’évaluation, le dialogue et l’accompagnement et elle améliore la qualité des décisions.
Où cela nous mène-t-il – quelles opportunités et quels défis se présentent-ils?
Des solutions numériques performantes pensent de bout en bout: de la saisie ciblée des demandes à l’examen et à la décision, en passant par le reporting et l’apprentissage. L’essentiel est de penser en système – des standards valables pour les deux parties, des données réutilisables, des workflows qui apportent de la transparence. De bons outils soulagent non seulement les personnes chargées de la promotion, mais aussi l’ensemble du système. Le défi réside moins dans la technique que dans la culture: lâcher prise sur les habitudes, réduire les flux d’informations, clarifier les responsabilités. Cela demande aussi du courage. Et oui, sans volonté de standardisation, toute simplification reste un pis-aller; et c’est dans l’échelle que réside la force.
Quelles sont les conséquences pour la pratique d’aujourd’hui?
Le pragmatisme est plus important que la perfection: simplification progressive, de préférence. Examen critique des requêtes existantes: quelles informations ont été réellement utilisées dans la pratique pour l’échange d’informations et la prise de décisions? Utiliser des champs standards dans le système, permettre la réutilisation des informations (enregistrement unique et utilisation multiple), introduire des critères clairs et simples. Rendre le reporting aussi léger que possible, mais aussi aussi informatif que nécessaire. Ce sont de nombreuses petites étapes, mais cohérentes – qui produisent rapidement des effets tangibles et qui donnent les bons signaux. Cela semble simple? Ce n’est pas le cas dans la pratique. Il faut se prendre à la main.
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Les processus numériques dans le domaine des subventions ne sont véritablement bénéfiques que s’ils sont pensés de manière holistique et non comme des solutions isolées, de la recherche ciblée de subventions à la présentation de rapports clairement structurés. C’est là que le Spheriq Förder- und Gesuchsmanagement entre en jeu. Il est important de ne pas se contenter de numériser des processus “tels quels”, mais de tirer pleinement parti du potentiel de la transformation numérique, de manière pragmatique et axée sur les résultats. Le bootcamp “Achtung, fertig, digital!” de décembre offre des impulsions concrètes et des pistes d’action pour commencer.
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