La gestion des deman­des en ligne devi­ent la norme

STIFTUNGSCHWEIZ

Les solu­ti­ons digi­ta­les gagn­ent en importance dans le paysage des fonda­ti­ons suis­ses. Elles simpli­fi­ent et accé­lè­rent les proces­sus, augmen­tent la trans­pa­rence et renfor­cent la qualité et la traça­bi­lité des décis­i­ons. La gestion des deman­des et des souti­ens en ligne fait réfé­rence à l’utilisation de plate­for­mes et de logi­ciels en ligne qui souti­en­nent et auto­ma­tis­ent le proces­sus de soumis­sion, d’évaluation et de gestion des fonds. Les tech­no­lo­gies moder­nes permet­tent aux orga­ni­sa­ti­ons de trai­ter plus rapi­de­ment les deman­des et de prendre des décis­i­ons plus réflé­chies. Elles faci­li­tent la commu­ni­ca­tion avec les deman­deurs, le report­ing et la docu­men­ta­tion des acti­vi­tés des fondations.

Nouvel­les tech­no­lo­gies, vieil­les habitudes

Depuis novembre 2023, StiftungSchweiz a lancé une offre inno­vante carac­té­ri­sée par une inter­face utili­sa­teur intui­tive et l’utilisation de tech­no­lo­gies de pointe, y compris une utili­sa­tion soigneuse de l’intelligence arti­fi­ci­elle pour l’analyse initiale des deman­des. La solu­tion a été déve­lo­p­pée en étroite colla­bo­ra­tion avec Swiss­Foun­da­ti­ons et se distin­gue par sa simpli­cité, ce qui la rend parti­cu­liè­re­ment adap­tée aux peti­tes et moyennes orga­ni­sa­ti­ons qui n’utilisent pas encore de solu­ti­ons digi­ta­les. Mais grâce à sa capa­cité d’adaptation, elle est égale­ment utili­sée par un nombre crois­sant de gran­des fonda­ti­ons ou même dans la gestion du spon­so­ring de gran­des entreprises.

Le passage à la gestion des deman­des et des souti­ens en ligne n’est pas exempt de défis. Les orga­ni­sa­ti­ons doivent adap­ter leurs proces­sus inter­nes et repen­ser leurs prati­ques tradi­ti­onnel­les basées sur le papier et le crayon. L’implémentation d’un système digi­tal impli­que souvent l’apparition de nouvel­les responsa­bi­li­tés, de nouvel­les poli­ti­ques ou de nouvel­les struc­tures orga­ni­sa­ti­on­nel­les, afin de tirer plei­ne­ment parti des avan­ta­ges de la solu­tion. Les systè­mes digi­taux répon­dent égale­ment aux atten­tes d’une nouvelle géné­ra­tion de membres de conseils d’administration qui préfè­rent des proces­sus décis­i­on­nels moder­nes et des métho­des de travail flexi­bles (comme les réuni­ons virtuelles).

Progrès pour les deux parties

On oublie souvent la perspec­tive des deman­deurs. Les solu­ti­ons d’îlots digi­taux exigent que ces derniers saisis­sent leurs infor­ma­ti­ons dans des systè­mes spéci­fi­ques, ce qui peut souvent repré­sen­ter un effort plus important que la simple demande sur papier. Ce point est souvent négligé lors du choix d’un nouveau système. Il est donc essentiel que la solu­tion souti­enne à la fois l’organisation qui octroie les souti­ens et les deman­deurs en termes d’efficacité. 

Les infor­ma­ti­ons sont donc saisies une seule fois dans StiftungSchweiz et sont ensuite dispo­nibles pour diffé­ren­tes deman­des – que ce soit en version digi­tale ou papier. À partir de la deuxième demande, cela réduit considé­ra­blem­ent la charge de travail.

Avec une vision à long terme et le bon parten­aire, les solu­ti­ons digi­ta­les peuvent défi­nir de nouveaux stan­dards et garan­tir des proces­sus de finance­ment plus effi­caces et trans­par­ents – de la sécu­rité des données à l’information contex­tu­elle complète dispo­nible à chaque examen de demande, en passant par une commu­ni­ca­tion trans­pa­rente et simple. Ceux qui font le saut disent souvent: “Pour­quoi n’avons-nous pas fait cela plus tôt?”. Le moment est peut-être venu d’explorer les nouvel­les possi­bi­li­tés et de prépa­rer vos proces­sus pour l’avenir.