Près de 63 000 personnes en Suisse aujourd’hui s’investissent dans un conseil de fondation. Un conseil de fondation compte en moyenne 5,3 personnes, la plupart du temps à titre bénévole. 87,3 pour cent de toutes les fondations sont gérées par le système de milice1.
En d’autres termes, jusqu’à 11 500 fondations conservent leurs documents dans des classeurs fédéraux ou sur l’ordinateur personnel d’un membre du conseil de fondation. Malheureusement, cela ne garantit pas un accès sécurisé aux informations. Et cette pratique comporte un risque considérable de perdre des données. La numérisation offre déjà de nombreuses formes d’organisation des données, ce qui favorise le fonctionnement ininterrompu du conseil de fondation.
Un conseil de fondation doit traiter une multitude de documents. Qu’il s’agisse de copies analogiques, d’images, de vidéos ou de courriels, ils doivent être stockés et archivés de manière cohérente. Cependant, de nombreux membres de conseil de fondation hésitent encore à utiliser des systèmes de gestion électronique de document (GED). Ces systèmes présentent pourtant de nombreux avantages:
- Le fonctionnement d’un bon GED est intuitif, clair et permet de gagner beaucoup de temps.
- Les processus de travail habituels ne doivent pas être modifiés.
- Les données numériques peuvent aujourd’hui être stockées en toute sécurité dans le «nuage électronique», le cloud. Ces technologies sont désormais très avancées.
- Il existe des solutions d’entrée de gamme économiques pour moins de douze personnes qui sont implémentées en deux jours.
Les obstacles à l’introduction d’un GED sont faciles à surmontersi vous faites appel à un prestataire spécialisé disposant d’un centre de données en Suisse et
- si vous testez la solution lors d’une phase pilote sans engagement afin d’en percevoir les avantages.
1Selon le Rapport sur les fondations en suisse 2017, p. 4+7, 12,7 % des fondations sont gérées par des professionnels.
