Photo: Jesse Orrico, Unsplash

Comment stocker des docu­ments par voie déma­té­ria­li­sée en toute sécurité

Jusqu’à 11 500 fondations conservent leurs documents de manière privée auprès de l’une ou de l’un de leurs membres du conseil de fondation. Cela pose un risque inutilement élevé de perte de données et de sécurité.

Près de 63 000 person­nes en Suisse aujourd’hui s’investissent dans un conseil de fonda­tion. Un conseil de fonda­tion compte en moyenne 5,3 person­nes, la plupart du temps à titre béné­vole. 87,3 pour cent de toutes les fonda­ti­ons sont gérées par le système de milice1

En d’autres termes, jusqu’à 11 500 fonda­ti­ons conser­vent leurs docu­ments dans des clas­seurs fédé­raux ou sur l’ordinateur person­nel d’un membre du conseil de fonda­tion. Malheu­re­u­se­ment, cela ne garan­tit pas un accès sécu­risé aux infor­ma­ti­ons. Et cette pratique comporte un risque considé­ra­ble de perdre des données. La numé­ri­sa­tion offre déjà de nombreu­ses formes d’organisation des données, ce qui favo­rise le fonc­tion­ne­ment inin­ter­rompu du conseil de fondation.

Un conseil de fonda­tion doit trai­ter une multi­tude de docu­ments. Qu’il s’agisse de copies analo­gi­ques, d’images, de vidéos ou de cour­ri­els, ils doiv­ent être stockés et archi­vés de manière cohé­rente. Cepen­dant, de nombreux membres de conseil de fonda­tion hési­tent encore à utili­ser des systè­mes de gestion élec­tro­ni­que de docu­ment (GED). Ces systè­mes présen­tent pour­tant de nombreux avantages: 

  • Le fonc­tion­ne­ment d’un bon GED est intui­tif, clair et permet de gagner beau­coup de temps.
  • Les proces­sus de travail habi­tu­els ne doiv­ent pas être modifiés.
  • Les données numé­ri­ques peuvent aujourd’hui être stockées en toute sécu­rité dans le «nuage élec­tro­ni­que», le cloud. Ces tech­no­lo­gies sont désor­mais très avancées.
  • Il existe des solu­ti­ons d’entrée de gamme écono­mi­ques pour moins de douze person­nes qui sont implé­men­tées en deux jours. 

Les obsta­cles à l’introduction d’un GED sont faci­les à surmon­tersi vous faites appel à un presta­taire spécia­lisé dispo­sant d’un centre de données en Suisse et

  • si vous testez la solu­tion lors d’une phase pilote sans enga­ge­ment afin d’en perce­voir les avantages.

1Selon le Rapport sur les fonda­ti­ons en suisse 2017, p. 4+7, 12,7 % des fonda­ti­ons sont gérées par des professionnels.

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