Pourquoi la collaboration est-elle si importante aujourd’hui, notamment au sein du Conseil de fondation?
Beate Eckhardt: Parce que l’impact est un sport d’équipe. Les Conseils de fondation bien rodés qui travaillent avec un espace de travail pour le Conseil sont plus concentrés et ont plus de temps pour se consacrer aux questions stratégiques et à l’accompagnement des projets de soutien. Le travail sur une plateforme numérique crée un contexte commun: tout le monde est au même niveau d’information en même temps, tout le monde sait où trouver les informations, quelles décisions sont prises et qui est responsable de quoi. Cela permet de se libérer des tâches administratives.
Comment la dynamique change-t-elle – et quelles opportunités et quels défis en découlent?
Je pense que l’amélioration de l’efficacité et de la transparence est particulièrement importante. Les points à l’ordre du jour, les bases de décision, les procès-verbaux et les tâches sont traités en amont et en aval de manière asynchrone – la réunion elle-même devient ainsi plus précise et plus productive. De plus, les membres plus jeunes exigent souvent une méthode de travail numérique pour s’engager. Les organes purement analogiques perdent en attractivité et en dynamisme. Mais les plateformes numériques doivent également être gérées et modérées. Sinon, des cascades d’e‑mails, une prolifération numérique et des droits d’accès flous se développent. Cela coûte rapidement en crédibilité. Pour les questions de protection des données et de cybersécurité, des règles claires et un espace numérique sécurisé sont nécessaires.
Qu’est-ce que cela signifie concrètement pour la pratique d’aujourd’hui?
Je recommande de procéder par étapes, de standardiser l’essentiel et de privilégier des outils universels. Les solutions individuelles entraînent rapidement des coûts élevés et rendent impossible la mise en réseau numérique avec d’autres donateurs. Un espace de travail sécurisé pour le conseil d’administration comme Spheriq regroupe tout ce qui est pertinent pour le conseil: l’ordre du jour et les dossiers, les bases de décision, les procès-verbaux, les tâches et les délais. Une fois qu’ils l’ont expérimenté, peu de membres de conseils d’administration souhaitent revenir à l’ancienne méthode analogique. Dans les conseils d’administration, la collaboration numérique s’est d’ailleurs déjà largement imposée.
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Le board management avec Spheriq regroupe le travail du conseil d’administration dans un espace sécurisé et clairement structuré: planification des points à l’ordre du jour, partage des dossiers, enregistrement des décisions et suivi des tâches – avec des droits d’accès et des rôles, un suivi et des notifications. Moins d’e‑mails, plus de clarté, une meilleure traçabilité. Le webinaire “Boardmanagement in der Praxis” à la fin du mois de novembre montre à quoi cela ressemble en pratique.
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