Le principe de l’envoi unique.

89 meubles-clas­seurs à quatre tiroirs chacun

La surveillance fédérale des fondations se numérise. Son objectif: effectuer désormais les processus et les contacts avec les clients autant que possible par voie électronique.

La surveil­lance fédé­rale des fonda­ti­ons souhaite tirer plei­ne­ment parti du poten­tiel de la numé­ri­sa­tion. En 2018, elle a donc lancé le projet eESA. L’idée est de faire en sorte que l’autorité fédé­rale de surveil­lance des fonda­ti­ons (ASF) puisse à l’avenir effec­tuer de manière élec­tro­ni­que et auto­ma­ti­sée le maxi­mum de ses tâches léga­les de surveil­lance. L’ASF et les fonda­ti­ons devront notam­ment commu­ni­quer par le biais de canaux élec­tro­ni­ques et non plus par cour­rier. Dans l’ensemble, cela devrait simpli­fier les proces­sus et les rendre plus effi­caces, ce qui profi­tera non seule­ment à l’ASF mais aussi aux fonda­ti­ons concer­nées. 4500 fonda­ti­ons sont actu­el­lement super­vi­sées par cet orga­nisme. Cette acti­vité de contrôle remplit actu­el­lement 89 meubles-clas­seurs à quatre tiroirs chacun. Des rapports annu­els et la corre­spondance qui les accom­pa­gne, ainsi que les docu­ments trans­mis par cour­rier élec­tro­ni­que, sont impri­més et clas­sés dans un dossier papier, tandis que les statuts et règle­ments s’entassent dans les tiroirs. Et les monta­gnes de papier s’accumulent… Même si on ne crée pas autant de fonda­ti­ons qu’il y a encore quel­ques années, le nombre de nouvel­les fonda­ti­ons dépasse toujours celui des liqui­da­ti­ons. En outre, le nombre de cas parti­cu­liers augmente.

Rapport annuel entiè­re­ment auto­ma­tisé

L’un des objec­tifs décla­rés du projet eESA est que la nouvelle solu­tion n’implique aucune rupture de support. Les proces­sus devrai­ent être numé­ri­sés de A à Z. Cette recom­man­da­tion est parti­cu­liè­re­ment valable pour les rapports annu­els. Il est prévu que les fonda­ti­ons déclen­chent elles-mêmes ce proces­sus. À l’avenir, elles entre­ront leurs données et docu­ments direc­te­ment dans un outil numé­ri­que. Ces données seront donc ache­mi­nées des fonda­ti­ons, des orga­nes de révi­sion ou des cabi­nets d’avocat vers l’AFS par voie déma­té­ria­li­sée. Les entrées seront auto­ma­ti­que­ment triées en fonc­tion des docu­ments trans­mis. Le système répar­tira alors les fonda­ti­ons dans diffé­ren­tes caté­go­ries iden­ti­fiées en vert, orange ou rouge. Pour les fonda­ti­ons avec une étiquette verte, le proces­sus se dérou­lera de manière entiè­re­ment auto­ma­ti­sée tandis que les fonda­ti­ons avec une étiquette rouge seront trai­tées par une personne affec­tée au suivi du dossier de la fonda­tion. Une fonda­tion obti­ent une étiquette rouge si elle est suren­det­tée, par exemple. Afin d’exploiter plei­ne­ment le poten­tiel de la numé­ri­sa­tion, les exigen­ces formel­les seront égale­ment modi­fiées. Jusqu’à présent, les fonda­ti­ons et les bureaux de véri­fi­ca­tion rendai­ent compte de leur utili­sa­tion des fonds sous la forme d’un texte en continu. À l’avenir, un résumé, complété par des données struc­tu­rées, telles que des chif­fres, des infor­ma­ti­ons oui/non ou le choix parmi une sélec­tion donnée de répon­ses, pour­rait suffire.

Des données à saisir une seule fois

Les proces­sus formels tels que la modi­fi­ca­tion des statuts ou l’admission de nouvel­les fonda­ti­ons devrai­ent égale­ment être pris en charge de manière élec­tro­ni­que. En outre, les docu­ments de base doiv­ent être numé­ri­sés et mis à dispo­si­tion sous forme élec­tro­ni­que. Les données struc­tu­rées enre­gi­s­trées élec­tro­ni­que­ment simpli­fient égale­ment les analy­ses stati­sti­ques. L’AFS s’efforce de pour­suivre la simpli­fi­ca­tion avec le principe de l’envoi unique (once-only principle). Aujourd’hui, les données de base des fonda­ti­ons sont stockées à différents empla­ce­ments, que ce soit sur papier, dans les appli­ca­ti­ons spécia­li­sées de l’AFS ou dans d’autres systè­mes gouver­ne­men­taux. Avec le principe de l’envoi unique, les données ne seront désor­mais enre­gi­s­trées qu’une seule fois, ce qui simpli­fiera notam­ment la mise à jour.

Lance­ment prévu pour 2021–2022

L’AFS a sélec­tionné 20 fonda­ti­ons diffé­ren­tes qui servi­ront d’utilisateurs-pilotes. Les exigen­ces du nouvel outil seront évaluées avec eux au cours d’ateliers parti­ci­pa­tifs. Les asso­cia­ti­ons de fonda­ti­ons et les auto­ri­tés canto­na­les de surveil­lance des fonda­ti­ons ainsi que les repré­sen­tants des orga­nes de révi­sion sont égale­ment impli­qués dans le dialo­gue. Il est prévu que le projet dure jusqu’en 2021–2022. Le lance­ment est plani­fié étape par étape, toujours avec la parti­ci­pa­tion des insti­tu­ti­ons menti­onnées.


[1] «Montée en puis­sance du projet eESA», Adel­heid Bürgi-Schmelz, Rapport sur les fonda­ti­ons en Suisse 2019, p. 38.

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