La surveillance fédérale des fondations souhaite tirer pleinement parti du potentiel de la numérisation. En 2018, elle a donc lancé le projet eESA. L’idée est de faire en sorte que l’autorité fédérale de surveillance des fondations (ASF) puisse à l’avenir effectuer de manière électronique et automatisée le maximum de ses tâches légales de surveillance. L’ASF et les fondations devront notamment communiquer par le biais de canaux électroniques et non plus par courrier. Dans l’ensemble, cela devrait simplifier les processus et les rendre plus efficaces, ce qui profitera non seulement à l’ASF mais aussi aux fondations concernées. 4500 fondations sont actuellement supervisées par cet organisme. Cette activité de contrôle remplit actuellement 89 meubles-classeurs à quatre tiroirs chacun. Des rapports annuels et la correspondance qui les accompagne, ainsi que les documents transmis par courrier électronique, sont imprimés et classés dans un dossier papier, tandis que les statuts et règlements s’entassent dans les tiroirs. Et les montagnes de papier s’accumulent… Même si on ne crée pas autant de fondations qu’il y a encore quelques années, le nombre de nouvelles fondations dépasse toujours celui des liquidations. En outre, le nombre de cas particuliers augmente.
Rapport annuel entièrement automatisé
L’un des objectifs déclarés du projet eESA est que la nouvelle solution n’implique aucune rupture de support. Les processus devraient être numérisés de A à Z. Cette recommandation est particulièrement valable pour les rapports annuels. Il est prévu que les fondations déclenchent elles-mêmes ce processus. À l’avenir, elles entreront leurs données et documents directement dans un outil numérique. Ces données seront donc acheminées des fondations, des organes de révision ou des cabinets d’avocat vers l’AFS par voie dématérialisée. Les entrées seront automatiquement triées en fonction des documents transmis. Le système répartira alors les fondations dans différentes catégories identifiées en vert, orange ou rouge. Pour les fondations avec une étiquette verte, le processus se déroulera de manière entièrement automatisée tandis que les fondations avec une étiquette rouge seront traitées par une personne affectée au suivi du dossier de la fondation. Une fondation obtient une étiquette rouge si elle est surendettée, par exemple. Afin d’exploiter pleinement le potentiel de la numérisation, les exigences formelles seront également modifiées. Jusqu’à présent, les fondations et les bureaux de vérification rendaient compte de leur utilisation des fonds sous la forme d’un texte en continu. À l’avenir, un résumé, complété par des données structurées, telles que des chiffres, des informations oui/non ou le choix parmi une sélection donnée de réponses, pourrait suffire.
Des données à saisir une seule fois
Les processus formels tels que la modification des statuts ou l’admission de nouvelles fondations devraient également être pris en charge de manière électronique. En outre, les documents de base doivent être numérisés et mis à disposition sous forme électronique. Les données structurées enregistrées électroniquement simplifient également les analyses statistiques. L’AFS s’efforce de poursuivre la simplification avec le principe de l’envoi unique (once-only principle). Aujourd’hui, les données de base des fondations sont stockées à différents emplacements, que ce soit sur papier, dans les applications spécialisées de l’AFS ou dans d’autres systèmes gouvernementaux. Avec le principe de l’envoi unique, les données ne seront désormais enregistrées qu’une seule fois, ce qui simplifiera notamment la mise à jour.
Lancement prévu pour 2021–2022
L’AFS a sélectionné 20 fondations différentes qui serviront d’utilisateurs-pilotes. Les exigences du nouvel outil seront évaluées avec eux au cours d’ateliers participatifs. Les associations de fondations et les autorités cantonales de surveillance des fondations ainsi que les représentants des organes de révision sont également impliqués dans le dialogue. Il est prévu que le projet dure jusqu’en 2021–2022. Le lancement est planifié étape par étape, toujours avec la participation des institutions mentionnées.
[1] «Montée en puissance du projet eESA», Adelheid Bürgi-Schmelz, Rapport sur les fondations en Suisse 2019, p. 38.
