Digi­ta­les Gesuchs­ma­nage­ment wird Standard

STIFTUNGSCHWEIZ

Digi­tale Lösun­gen gewin­nen in der Schwei­zer Stif­tungs­land­schaft zuneh­mend an Bedeu­tung. Digi­ta­les Gesuchs­ma­nage­ment revo­lu­tio­niert die Arbeits­pro­zesse, indem sie Prozesse verein­fa­chen und beschleu­ni­gen, die Trans­pa­renz erhö­hen, und die Quali­tät und Nach­voll­zieh­bar­keit von Entschei­dun­gen stär­ken. Digi­ta­les Gesuchs- und Förder­ma­nage­ment bezieht sich auf den Einsatz von Online-Platt­for­men und Soft­ware­lö­sun­gen, die den Prozess der Antrag­stel­lung, Bewer­tung und Verwal­tung von Förder­mit­teln unter­stüt­zen und auto­ma­ti­sie­ren. Zeit­ge­mässe Tech­no­lo­gien ermög­li­chen es Orga­ni­sa­tio­nen, Gesu­che schnel­ler zu bear­bei­ten und sorg­fäl­ti­ger zu entschei­den. Sie erleich­tern die Kommu­ni­ka­tion mit Gesuch­stel­len­den, das Report­ing und die Doku­men­ta­tion der Stiftungsaktivitäten.

Neue Tech­no­lo­gie, alte Zöpfe

Seit Novem­ber 2023 hat StiftungSchweiz ein inno­va­ti­ves Ange­bot am Start, das sich durch eine intui­tive Benut­zer­ober­flä­che und die Verwen­dung moderns­ter Tech­no­lo­gien auszeich­net, einschliess­lich eines sorg­fäl­ti­gen Einsat­zes künst­li­cher Intel­li­genz bei der Erst­ana­lyse von Anträ­gen. Digi­ta­les Gesuchs­ma­nage­ment revo­lu­tio­niert die Arbeits­pro­zesse durch den Einsatz solch inno­va­ti­ver Tech­no­lo­gien. Die Lösung wurde in enger Zusam­men­ar­beit mit Swiss­Foun­da­ti­ons entwi­ckelt und besticht durch ihre Einfach­heit. Damit ist sie beson­ders für klei­nere und mitt­lere Orga­ni­sa­tio­nen geeig­net, die noch keine digi­ta­len Lösun­gen einset­zen. Dank ihrer Skalier­bar­keit kommt die Lösung aber auch bei einer wach­sen­den Zahl von gros­sen Stif­tun­gen oder sogar im Spon­so­ring­ma­nage­ment gros­ser Unter­neh­men zum Einsatz.

Die Umstel­lung auf digi­ta­les Gesuchs- und Förder­ma­nage­ment ist nicht frei von Heraus­for­de­run­gen. Orga­ni­sa­tio­nen müssen ihre inter­nen Prozesse anpas­sen und alte, auf Papier und Stift ausge­rich­tete Prak­ti­ken über­den­ken. Die Imple­men­tie­rung eines digi­ta­len Systems führt damit oft auch zu neuen Zustän­dig­kei­ten, Richt­li­nien oder orga­ni­sa­to­ri­schen Struk­tu­ren, um die Vorteile voll ausschöp­fen zu können. Digi­tale Systeme erfül­len auch die Erwar­tun­gen einer neuen Gene­ra­tion von Stif­tungs­rats­mit­glie­dern, die zeit­ge­mässe Entschei­dungs­pro­zesse und flexi­ble Arbeits­wei­sen (wie etwa virtu­elle Sitzun­gen) bevor­zu­gen. So zeigt sich, dass auch digi­ta­les Gesuchs­ma­nage­ment die Arbeits­pro­zesse verbes­sern kann.

Fort­schritt für beide Seiten

Oftmals verges­sen geht die Perspek­tive der Gesuch­stel­len­den. Digi­tale Insel­lö­sun­gen erfor­dern, dass diese ihre Infor­ma­tio­nen in spezi­fi­sche Systeme einpfle­gen, was gegen­über dem klas­si­schen Papier­ge­such nicht selten zu einem erhöh­ten Aufwand führt. Dieser Aspekt wird oft über­se­hen, wenn es darum geht, ein neues System auszu­wäh­len. Es ist daher essen­zi­ell, dass eine Lösung sowohl die Förder­or­ga­ni­sa­tion wie auch die Antrag­stel­len­den im Effi­zi­enz­ge­winn unterstützt.

Bei StiftungSchweiz werden Infor­ma­tio­nen deshalb nur einmal abge­füllt und stehen anschlies­send für unter­schied­li­che Gesu­che zur Verfü­gung – ob digi­tal oder in Papier­form. Das redu­ziert ab dem zwei­ten Gesuch den Aufwand erheb­lich. Auf diese Weise kann digi­ta­les Gesuchs­ma­nage­ment die Arbeits­pro­zesse erheb­lich effi­zi­en­ter gestalten.

Mit einer weit­sich­ti­gen Perspek­tive und dem rich­ti­gen Part­ner können digi­tale Lösun­gen neue Mass­stäbe setzen und für effi­zi­en­tere und trans­pa­ren­tere Förder­pro­zesse sorgen – von der Daten­si­cher­heit über umfas­sende Kontext­in­for­ma­tion, die bei jeder Antrags­prü­fung zur Verfü­gung steht, bis hin zu einer trans­pa­ren­ten und einfa­chen Kommu­ni­ka­tion. Wer umsteigt, sagt oft: Warum haben wir das nicht früher gemacht? Digi­ta­les Gesuchs­ma­nage­ment revo­lu­tio­niert die Arbeits­pro­zesse und jetzt könnte der ideale Moment sein, die neuen Möglich­kei­ten zu erkun­den und die eige­nen Prozesse für die Zukunft zu rüsten.