Im Zentrum einer Boardmanagement-Software stehen meist die Dokumentenverwaltung und das Terminmanagement. Die Software ermöglicht das sichere Ablegen und Abrufen wichtiger Unterlagen sowie eine übersichtliche Planung von Sitzungen, Aufgaben und Fristen. Da hierbei oftmals sensible Informationen ausgetauscht werden, spielen verschlüsselte Speicherung und ein rollenbasiertes Berechtigungsmanagement eine entscheidende Rolle.
Neue Möglichkeiten, neue Prozesse
Die digitale Dokumentenablage unterstützt Stiftungsrät:innen bei einer effizienten und strukturierten Arbeitsweise und dem raschen Auffinden der richtigen Sitzungsunterlagen. Sie ersetzt klassische Papierarchive und bietet einen verlässlichen Überblick über historische Beschlüsse und Protokolle.
Mit dem Übergang zu digitalen Arbeitsweisen etablieren sich auch neue Prozesse im Stiftungssektor. Eingegangene Dossiers und Gesuche können nun bereits vor der Sitzung digital bewertet und kommentiert werden. Einzelne Aufgaben werden unter den Gremienmitgliedern verteilt, der Stand ist zentral und transparent einsehbar. Und immer mehr Gremien entdecken die Vorteile hybrider oder sogar vollständig virtueller Sitzungen. Die Tendenz geht dabei zu häufiger stattfindenden, dafür aber kürzeren Meetings, was auch die Bearbeitungszeiten eingehender Anfragen erheblich reduziert.
Digitale Skepsis überwinden
Die Einführung einer digitalen Boardmanagement-Lösung erfolgt erfahrungsgemäss am besten schrittweise und mit genügend Raum für individuelle Bedürfnisse. Wenn sich ein Mitglied partout gegen die digitale Arbeitsweise sperrt, sollte die Software es ermöglichen, Sitzungsunterlagen weiterhin unkompliziert postalisch zu versenden. Die Praxis zeigt, dass dies meist nur eine kurzfristige Übergangsmassnahme ist – sobald die Skeptiker:innen den Nutzen der intuitiven und nutzerfreundlichen Oberflächen erfahren haben, wird die digitale Arbeitsweise schnell angenommen. Zwar haben jüngere Mitglieder naturgemäss oft einen Vorsprung im Umgang mit digitalen Werkzeugen. Aber die Erfahrung beweist, dass intuitive Bedienbarkeit altersunabhängig ist und selbst traditionelle Nutzer:innen überzeugt – nicht auf Anhieb, mit etwas Zeit und Ruhe dafür umso mehr. Immer mehr Boardmanagement-Lösungen setzen auf Künstliche Intelligenz (KI), um Routineprozesse zu automatisieren und den administrativen Aufwand zu verringern. Dabei reichen die Anwendungen von der automatischen Erstellung vorbereiteter Protokoll-Dokumente auf Basis der Agenda über die Zusammenfassung von Vorentscheidungen bis hin zur inhaltlichen Analyse umfangreicher Sitzungsunterlagen. Der Nutzen solcher KI-gestützter Features wird im Einzelfall oft überschätzt. Langfristig ist die Tendenz, KI gezielt und sorgfältig einzusetzen, aber unaufhaltbar. Entscheidend bleibt deshalb eine hohe Flexibilität der Lösungen, die es erlaubt, Anwendungen individuell und nach Bedarf zu nutzen. Was wirklich praxistauglich ist, wird sich erst noch weisen müssen.
Kosten, Nutzen – und Stolpersteine
Boardmanagement-Lösungen sind selten Gratis-Tools. Wer eine solide, sichere und verlässliche Plattform sucht, muss mit Kosten deutlich über 1000 Franken pro Jahr rechnen. Ambitionierte Plattformen mit breitem Funktionsumfang, Support und Sicherheitsarchitektur können je nach Anbieter:innen und Zahl der Nut- zer:innen rasch fünfstellige Beträge erreichen. Es lohnt sich daher, nicht nur auf das Preisetikett zu schauen, sondern bewusst zwischen notwendigem Kern und optionalem Zusatz zu unterscheiden. Denn in der Praxis zeigt sich: Viele sogenannte Premium-Features werden selten oder gar nicht genutzt. Was hingegen immer im Einsatz steht, sind die beiden Grundpfeiler jeder Lösung: Dokumentenmanagement und Terminplanung. Sie ermöglichen nicht nur Ordnung, sondern schaffen Transparenz, Nachvollziehbarkeit und zeitgerechte Entscheidungsprozesse. Wer bereits ein digitales Gesuchs- oder Fördermanagement nutzt oder eine Plattform für den Austausch mit Projektpartner:innen etabliert hat, sollte sich gut überlegen, ob es sinnvoll ist, eine komplett neue Infrastruktur aufzubauen. Denn jede neue Lösung bringt auch neue Benutzeroberflächen, zusätzliche Logins und neue Fehlerquellen mit sich.
Kleiner Schritt, grosse Wirkung
Der Aufwand für die Einführung scheint manchen zu Beginn hoch – doch der Blick zurück fällt in aller Regel positiv aus. Kaum jemand, der den Schritt zur digitalen Sitzungsarbeit gewagt hat, möchte wieder zurück zur E‑Mail als «Ersatz», zu wenig koordinierten Aufgaben oder sogar zu Papierbergen. Im Gegenteil: Viele Stiftungsrät:innen und Geschäftsführende berichten, sie hätten den Wechsel rückblickend schon viel früher vollziehen sollen. Denn digitale Boardmanagement-Lösungen schaffen nicht nur Effizienz, sondern sie entlasten Gremien auf eine Weise, die den Fokus wieder auf das lenkt, worum es in der Philanthropie wirklich geht – um den Blick nach vorn und um beherztes, wirkungsvolles Handeln.
Boardmanagement mit StiftungSchweiz
Einfach, sicher und auf die reale Praxis abgestimmt: Das integrierte Boardmanagement auf stiftungschweiz.ch wurde speziell für gemeinnützige Organisationen entwickelt – mit Fokus auf das Wesentliche.
Dokumenten- und Terminmanagement
Sitzungsunterlagen können zentral abgelegt, in Ordner organisiert und so – mit klarem Rechtemanagement und sicherem Zugriff – den Mitgliedern des Stiftungsrats zur Verfügung gestellt werden. Die Terminverwaltung ermöglicht das Planen und Einladen zu physischen, hybriden oder Online-Sitzungen – ohne Zusatzsoftware und inklusive Erinnerungsfunktionen, Agendaeinträgen und direkter Unterlagenverknüpfung. Damit fokussiert das System auf jene Funktionen, die in der Praxis täglich gebraucht werden. Eine zentrale Kommunikationsfunktion – vergleichbar mit Microsoft Teams – erleichtert dabei den Austausch zwischen Mitgliedern und reduziert den E‑Mail-Verkehr schrittweise. Ergänzend steht ein Medienradar zur Verfügung, das relevante Nachrichten in den von der Stiftung bearbeiteten Themenfeldern automatisch bündelt. Ein integrierter, sicherer KI-Assistent hilft bei der Vorbereitung von Sitzungen, der Auswertung von Dossiers oder der Formulierung von Traktanden – direkt im Arbeitskontext und ohne Plattformwechsel.
Nahtlose Integration
Das Boardmanagement ist kein zusätzliches Tool, sondern Teil der Plattform stiftungschweiz.ch – und damit nahtlos verbunden mit dem Gesuchs- und Fördermanagement sowie weiteren Funktionen. Mit nur einem Login sind alle relevanten Module zugänglich, etwa die Entscheidungsansicht zu den vorbereiteten Gesuchen. Navigation und Bedienprinzipien bleiben dabei durchgängig gleich, was die Einarbeitung erleichtert.
Fair kalkuliert
Je weniger Mittel in IT-Tools investiert werden müssen, desto mehr bleibt für die eigentliche Fördertätigkeit übrig. Deshalb ist das Boardmanagement auf stiftungschweiz.ch bewusst schlank, funktional und kostentransparent gehalten. Die Grundfunktionen inklusive 10 GB Speicherplatz sind in der Partner-Stufe (CHF 1650/Jahr) bereits enthalten – ohne versteckte Zusatzkosten. Damit eignet sich die Lösung ideal für kleine und mittlere Organisationen, die ein verlässliches und praxiserprobtes Boardtool ohne unnötige Komplexität oder hohe Einstiegshürden suchen.
Webinar: Boardmanagement in der Praxis, 25.8.25, 11:00 Uhr
Das Webinar bietet eine Einführung in das Boardmanagement. Der Fokus dieses einstündigen Formats liegt auf der praktischen Anwendung – und auf den Fragen der Teilnehmer:innen.
