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Das Once-Only-Prinzip.

89 Akten­schrän­ke mit je vier Schub­la­den

Die Eidgenössische Stiftungsaufsicht wird digital. Ihr Ziel: Abläufe und Kundenkontakte sollen künftig möglichst elektronisch erfolgen.

Die Eid­ge­nös­si­sche Stif­tungs­auf­sicht ESA will die Mög­lich­kei­ten der Digi­ta­li­sie­rung nut­zen. Des­we­gen hat sie 2018 das Pro­jekt eESA lan­ciert. Die­ses ver­folgt das Ziel, «die gesetz­li­chen Auf­sichts­ar­bei­ten der Stif­tungs­auf­sicht künf­tig soweit mög­lich auf elek­tro­ni­schem Weg und auto­ma­ti­siert abwickeln zu kön­nen». Statt Papier via Post sol­len Stif­tun­gen künf­tig digi­tal via Online-Anwen­dung mit der Auf­sicht kom­mu­ni­zie­ren kön­nen. Ins­ge­samt soll dies den Pro­zess ver­ein­fa­chen und effi­zi­en­ter gestal­ten. Davon pro­fi­tiert nicht nur die ESA, son­dern eben­so die betrof­fe­nen Stif­tun­gen. 4500 Stif­tun­gen beauf­sich­tigt die ESA aktu­ell. Die­se Auf­sichts­auf­ga­be füllt aktu­ell 89 Akten­schrän­ke mit je vier Schub­la­den. Jähr­li­che Bericht­erstat­tun­gen und dazu­ge­hö­ren­de Kor­re­spon­denz – auch Doku­men­te, die digi­tal via E‑Mails ein­tref­fen, wer­den aus­ge­druckt und im Papier­d­os­sier abge­legt –, Sta­tu­ten und Regle­men­te fül­len die Schub­la­den. Und die Papier­ber­ge wach­sen. Auch wenn nicht mehr so vie­le Stif­tun­gen gegrün­det wer­den wie noch vor weni­gen Jah­ren: Die Anzahl der Neu­grün­dun­gen über­steigt noch immer jene der Liqui­da­tio­nen. Zudem neh­men kom­ple­xe Fäl­le zu.

Voll­au­to­ma­ti­scher Jah­res­be­richt

Ein erklär­tes Ziel von eESA lau­tet: Die neue Lösung soll kei­nen Medi­en­bruch ent­hal­ten. Pro­zes­se sol­len mög­lichst von Anfang bis Ende digi­tal sein. Dies gilt ins­be­son­de­re für die jähr­li­che Bericht­erstat­tung. Vor­ge­se­hen ist, dass Stif­tun­gen die­sen Pro­zess selbst aus­lö­sen. Sie wer­den künf­tig ihre Daten und Doku­men­te direkt digi­tal in ein Tool ein­ge­ge­ben. Auf elek­tro­ni­schem Weg gelan­gen sie von den Stif­tun­gen, Revi­si­ons­stel­len oder Anwäl­tin­nen und Anwäl­ten zur ESA. Die Ein­ga­ben wer­den auf­grund der über­mit­tel­ten Doku­men­te auto­ma­tisch tria­giert. Das System wird die Stif­tun­gen in grü­ne, oran­ge und rote ein­tei­len. Wäh­rend bei den grü­nen der Pro­zess voll­au­to­ma­tisch erfolgt, lan­den rote Stif­tun­gen in jedem Fall bei einem Sach­be­ar­bei­ter. Bei­spiel für eine rote Ein­stu­fung wäre zum Bei­spiel eine über­schul­de­te Stif­tung. Um das Poten­zi­al der Digi­ta­li­sie­rung voll nutz­bar zu machen, wird sich auch die for­ma­le Anfor­de­rung ändern. Bis­her berich­te­ten die Stif­tun­gen und Revi­si­ons­stel­len über ihre Mit­tel­ver­wen­dung zum Teil in einem Fliess­text. In Zukunft könn­te eine Zusam­men­fas­sung genü­gen, ergänzt mit struk­tu­rier­ten Daten, wie Zah­len, Ja/N­ein-Anga­ben oder die Wahl aus einer vor­ge­ge­be­nen Aus­wahl an Ant­wor­ten.

Nur ein­mal erfasst

Auch for­ma­le Pro­zes­se wie Sta­tu­ten­än­de­run­gen oder die Auf­nah­men neu­er Stif­tun­gen sol­len elek­tro­nisch unter­stützt erfol­gen. Zudem sol­len Grund­la­gen­do­ku­men­te ein­ge­scannt und elek­tro­nisch ver­füg­bar gemacht wer­den. Die struk­tu­rier­ten elek­tro­nisch erfass­ten Daten ver­ein­fa­chen auch die sta­ti­sti­sche Aus­wer­tung. Eine wei­te­re Ver­ein­fa­chung strebt die ESA mit dem Once-Only-Prin­zip an. Heu­te wer­den Grund­da­ten der Stif­tun­gen an ver­schie­de­nen Orten gespei­chert, sei es auf Papier, sei es in Fach­an­wen­dun­gen der ESA oder in ande­ren staat­li­chen Syste­men. Mit dem Once-Only-Prin­zip sol­len Daten zukünf­tig nur ein­mal erfasst wer­den, was ins­be­son­de­re die Aktua­li­sie­rung ver­ein­facht.

Ein­füh­rung 2021/22

20 unter­schied­li­che Stif­tun­gen hat die ESA als Pilot-User aus­ge­wählt. Mit ihnen wer­den in Work­shops die Anfor­de­run­gen an das neue Tool über­prüft. Auch Stif­tungs­ver­bän­de und kan­to­na­le Stif­tungs­auf­sich­ten eben­so wie Ver­tre­tun­gen von Revi­si­ons­stel­len sind in den Dia­log invol­viert. Es ist geplant, dass das Pro­jekt bis 2021/22 dau­ert. Die Ein­füh­rung ist schritt­wei­se vor­ge­se­hen, immer unter Ein­be­zug der genann­ten Insti­tu­tio­nen.


[1] «Das Pro­jekt eESA nimmt Fahrt auf», Dr. Adel­heid Bür­gi-Schmelz, Stif­tungs­re­port 2019, S. 38.

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