Das Once-Only-Prinzip.

89 Akten­schränke mit je vier Schub­la­den

Die Eidgenössische Stiftungsaufsicht wird digital. Ihr Ziel: Abläufe und Kundenkontakte sollen künftig möglichst elektronisch erfolgen.

Die Eidge­nös­si­sche Stif­tungs­auf­sicht ESA will die Möglich­kei­ten der Digi­ta­li­sie­rung nutzen. Deswe­gen hat sie 2018 das Projekt eESA lanciert. Dieses verfolgt das Ziel, «die gesetz­li­chen Aufsichts­ar­bei­ten der Stif­tungs­auf­sicht künf­tig soweit möglich auf elek­tro­ni­schem Weg und auto­ma­ti­siert abwickeln zu können». Statt Papier via Post sollen Stif­tun­gen künf­tig digi­tal via Online-Anwen­dung mit der Aufsicht kommu­ni­zie­ren können. Insge­samt soll dies den Prozess verein­fa­chen und effi­zi­en­ter gestal­ten. Davon profi­tiert nicht nur die ESA, sondern ebenso die betrof­fe­nen Stif­tun­gen. 4500 Stif­tun­gen beauf­sich­tigt die ESA aktu­ell. Diese Aufsichts­auf­gabe füllt aktu­ell 89 Akten­schränke mit je vier Schub­la­den. Jähr­li­che Bericht­erstat­tun­gen und dazu­ge­hö­rende Korre­spon­denz – auch Doku­mente, die digi­tal via E‑Mails eintref­fen, werden ausge­druckt und im Papier­d­os­sier abge­legt –, Statu­ten und Regle­mente füllen die Schub­la­den. Und die Papier­berge wach­sen. Auch wenn nicht mehr so viele Stif­tun­gen gegrün­det werden wie noch vor weni­gen Jahren: Die Anzahl der Neugrün­dun­gen über­steigt noch immer jene der Liqui­da­tio­nen. Zudem nehmen komplexe Fälle zu.

Voll­au­to­ma­ti­scher Jahres­be­richt

Ein erklär­tes Ziel von eESA lautet: Die neue Lösung soll keinen Medi­en­bruch enthal­ten. Prozesse sollen möglichst von Anfang bis Ende digi­tal sein. Dies gilt insbe­son­dere für die jähr­li­che Bericht­erstat­tung. Vorge­se­hen ist, dass Stif­tun­gen diesen Prozess selbst auslö­sen. Sie werden künf­tig ihre Daten und Doku­mente direkt digi­tal in ein Tool einge­ge­ben. Auf elek­tro­ni­schem Weg gelan­gen sie von den Stif­tun­gen, Revi­si­ons­stel­len oder Anwäl­tin­nen und Anwäl­ten zur ESA. Die Einga­ben werden aufgrund der über­mit­tel­ten Doku­mente auto­ma­tisch tria­giert. Das System wird die Stif­tun­gen in grüne, orange und rote eintei­len. Während bei den grünen der Prozess voll­au­to­ma­tisch erfolgt, landen rote Stif­tun­gen in jedem Fall bei einem Sach­be­ar­bei­ter. Beispiel für eine rote Einstu­fung wäre zum Beispiel eine über­schul­dete Stif­tung. Um das Poten­zial der Digi­ta­li­sie­rung voll nutz­bar zu machen, wird sich auch die formale Anfor­de­rung ändern. Bisher berich­te­ten die Stif­tun­gen und Revi­si­ons­stel­len über ihre Mittel­ver­wen­dung zum Teil in einem Fliess­text. In Zukunft könnte eine Zusam­men­fas­sung genü­gen, ergänzt mit struk­tu­rier­ten Daten, wie Zahlen, Ja/N­ein-Anga­ben oder die Wahl aus einer vorge­ge­be­nen Auswahl an Antwor­ten.

Nur einmal erfasst

Auch formale Prozesse wie Statu­ten­än­de­run­gen oder die Aufnah­men neuer Stif­tun­gen sollen elek­tro­nisch unter­stützt erfol­gen. Zudem sollen Grund­la­gen­do­ku­mente einge­scannt und elek­tro­nisch verfüg­bar gemacht werden. Die struk­tu­rier­ten elek­tro­nisch erfass­ten Daten verein­fa­chen auch die stati­sti­sche Auswer­tung. Eine weitere Verein­fa­chung strebt die ESA mit dem Once-Only-Prin­zip an. Heute werden Grund­da­ten der Stif­tun­gen an verschie­de­nen Orten gespei­chert, sei es auf Papier, sei es in Fach­an­wen­dun­gen der ESA oder in ande­ren staat­li­chen Syste­men. Mit dem Once-Only-Prin­zip sollen Daten zukünf­tig nur einmal erfasst werden, was insbe­son­dere die Aktua­li­sie­rung verein­facht.

Einfüh­rung 2021/22

20 unter­schied­li­che Stif­tun­gen hat die ESA als Pilot-User ausge­wählt. Mit ihnen werden in Work­shops die Anfor­de­run­gen an das neue Tool über­prüft. Auch Stif­tungs­ver­bände und kanto­nale Stif­tungs­auf­sich­ten ebenso wie Vertre­tun­gen von Revi­si­ons­stel­len sind in den Dialog invol­viert. Es ist geplant, dass das Projekt bis 2021/22 dauert. Die Einfüh­rung ist schritt­weise vorge­se­hen, immer unter Einbe­zug der genann­ten Insti­tu­tio­nen.


[1] «Das Projekt eESA nimmt Fahrt auf», Dr. Adel­heid Bürgi-Schmelz, Stif­tungs­re­port 2019, S. 38.

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