Die Eidgenössische Stiftungsaufsicht ESA will die Möglichkeiten der Digitalisierung nutzen. Deswegen hat sie 2018 das Projekt eESA lanciert. Dieses verfolgt das Ziel, «die gesetzlichen Aufsichtsarbeiten der Stiftungsaufsicht künftig soweit möglich auf elektronischem Weg und automatisiert abwickeln zu können». Statt Papier via Post sollen Stiftungen künftig digital via Online-Anwendung mit der Aufsicht kommunizieren können. Insgesamt soll dies den Prozess vereinfachen und effizienter gestalten. Davon profitiert nicht nur die ESA, sondern ebenso die betroffenen Stiftungen. 4500 Stiftungen beaufsichtigt die ESA aktuell. Diese Aufsichtsaufgabe füllt aktuell 89 Aktenschränke mit je vier Schubladen. Jährliche Berichterstattungen und dazugehörende Korrespondenz – auch Dokumente, die digital via E‑Mails eintreffen, werden ausgedruckt und im Papierdossier abgelegt –, Statuten und Reglemente füllen die Schubladen. Und die Papierberge wachsen. Auch wenn nicht mehr so viele Stiftungen gegründet werden wie noch vor wenigen Jahren: Die Anzahl der Neugründungen übersteigt noch immer jene der Liquidationen. Zudem nehmen komplexe Fälle zu.
Vollautomatischer Jahresbericht
Ein erklärtes Ziel von eESA lautet: Die neue Lösung soll keinen Medienbruch enthalten. Prozesse sollen möglichst von Anfang bis Ende digital sein. Dies gilt insbesondere für die jährliche Berichterstattung. Vorgesehen ist, dass Stiftungen diesen Prozess selbst auslösen. Sie werden künftig ihre Daten und Dokumente direkt digital in ein Tool eingegeben. Auf elektronischem Weg gelangen sie von den Stiftungen, Revisionsstellen oder Anwältinnen und Anwälten zur ESA. Die Eingaben werden aufgrund der übermittelten Dokumente automatisch triagiert. Das System wird die Stiftungen in grüne, orange und rote einteilen. Während bei den grünen der Prozess vollautomatisch erfolgt, landen rote Stiftungen in jedem Fall bei einem Sachbearbeiter. Beispiel für eine rote Einstufung wäre zum Beispiel eine überschuldete Stiftung. Um das Potenzial der Digitalisierung voll nutzbar zu machen, wird sich auch die formale Anforderung ändern. Bisher berichteten die Stiftungen und Revisionsstellen über ihre Mittelverwendung zum Teil in einem Fliesstext. In Zukunft könnte eine Zusammenfassung genügen, ergänzt mit strukturierten Daten, wie Zahlen, Ja/Nein-Angaben oder die Wahl aus einer vorgegebenen Auswahl an Antworten.
Nur einmal erfasst
Auch formale Prozesse wie Statutenänderungen oder die Aufnahmen neuer Stiftungen sollen elektronisch unterstützt erfolgen. Zudem sollen Grundlagendokumente eingescannt und elektronisch verfügbar gemacht werden. Die strukturierten elektronisch erfassten Daten vereinfachen auch die statistische Auswertung. Eine weitere Vereinfachung strebt die ESA mit dem Once-Only-Prinzip an. Heute werden Grunddaten der Stiftungen an verschiedenen Orten gespeichert, sei es auf Papier, sei es in Fachanwendungen der ESA oder in anderen staatlichen Systemen. Mit dem Once-Only-Prinzip sollen Daten zukünftig nur einmal erfasst werden, was insbesondere die Aktualisierung vereinfacht.
Einführung 2021/22
20 unterschiedliche Stiftungen hat die ESA als Pilot-User ausgewählt. Mit ihnen werden in Workshops die Anforderungen an das neue Tool überprüft. Auch Stiftungsverbände und kantonale Stiftungsaufsichten ebenso wie Vertretungen von Revisionsstellen sind in den Dialog involviert. Es ist geplant, dass das Projekt bis 2021/22 dauert. Die Einführung ist schrittweise vorgesehen, immer unter Einbezug der genannten Institutionen.
[1] «Das Projekt eESA nimmt Fahrt auf», Dr. Adelheid Bürgi-Schmelz, Stiftungsreport 2019, S. 38.
